Conceptos Clave y Clasificación de Archivos en la Gestión Documental Empresarial

Definición y Concepto de Archivo

El término Archivo puede referirse a tres conceptos principales:

1. Conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de funciones o actividades concretas.
2. Lugar físico o digital donde se clasifican y custodian los documentos de interés para una persona, empresa o institución.
3. La institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés público o privado.

Importancia y Finalidad del Archivo Empresarial

El archivo cumple funciones esenciales dentro de la organización:

1. El trabajo de archivamiento debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse como un instrumento al servicio de todos sus departamentos.
2. Gracias al archivo, es posible recuperar y consultar documentos con información crucial para la empresa.
3. Los documentos archivados son necesarios para la toma de decisiones estratégicas o pueden servir como material probatorio para defender un hecho o situación legal.
4. La legislación vigente obliga a conservar la documentación surgida de la actividad empresarial, estableciendo, por ejemplo, un periodo de conservación mínimo de 6 años para ciertos documentos mercantiles.

Clasificación de los Tipos de Archivo

Los archivos se clasifican según la frecuencia de uso de la documentación, el soporte utilizado o la localización física.

1. Según la Frecuencia de Uso (Ciclo de Vida del Documento)

• Archivos Activos: Contienen documentos que se utilizan frecuentemente. Por ello, deben estar en un sitio accesible y cerca del lugar de trabajo.
• Archivos Semiactivos: Documentos de poca actividad que se retiran del archivo activo.
• Archivos Inactivos: Documentos que rara vez se consultan y documentación que ya no se utiliza en el día a día.

2. Según el Soporte

La mayoría de las empresas manejan una combinación de soportes:

• Archivos en Formato Papel
• Archivos en Formato Digital

3. Según la Localización (Organización)

• Centralizada: Guarda toda la documentación en un mismo sitio. Se establece un responsable de archivo que clasifica y ordena.
• Descentralizada: Cada departamento guarda y almacena la documentación que ha surgido del desarrollo de sus propias actividades.
• Mixta: Combina elementos de ambos, donde los archivos pueden estar descentralizados en los diferentes departamentos empresariales, pero bajo ciertas normas centrales.