Conceptos Clave en la Gestión Profesional de Eventos

Glosario Esencial para la Gestión Profesional de Eventos

Briefing

Documento fundamental que recopila la información básica del encargo por parte del cliente para el organizador profesional. Detalla el tipo de evento deseado, su propósito, los objetivos a alcanzar y los requisitos específicos que debe cumplir. Es un resumen de información sintético, eficaz y claro, de gran trascendencia, ya que a partir de él se elabora todo el proyecto del evento.

Checklist

Listado exhaustivo de las tareas y los servicios necesarios para la ejecución de un proyecto de evento. Su principal objetivo es permitir el seguimiento y control: a medida que las tareas se contratan y gestionan, se marcan en la lista para identificar lo que ya está completado y lo que aún queda por hacer, asegurando una gestión eficiente.

Clipping

Compilación de todas las reseñas, noticias y publicaciones (posts) que se difunden en cualquier medio de prensa o plataforma social, directamente relacionadas con el evento. Incluye todo el contenido generado en redes sociales. Es una herramienta clave para evaluar la repercusión mediática y el impacto del acto, y se entrega al cliente como parte de la fase final de evaluación del evento. Generalmente, lo realizan agencias de medios o de relaciones públicas (PR), aunque en ocasiones la propia agencia organizadora del evento se encarga.

Cronograma (Timeline)

Documento gráfico que visualiza de forma clara las tareas, los plazos de ejecución y los responsables asignados en cada momento del proyecto. Abarca desde la fecha de la firma del contrato hasta la finalización del evento, incluyendo su posterior evaluación. Para su elaboración, se utiliza software especializado en la gestión de proyectos, garantizando una planificación precisa.

Escaleta

Documento que presenta el programa detallado de un evento desde la perspectiva del organizador. Es de uso estrictamente interno para el equipo organizador, permitiendo conocer con precisión qué ocurre minuto a minuto durante el evento y quién es el responsable de cada paso. Aunque el término se usa también en programas de televisión, en el contexto de eventos su objetivo es similar: una organización y coordinación meticulosa.

Brainstorming

Proceso creativo colaborativo en el que los miembros de un equipo de trabajo exponen en voz alta todas las ideas que se les ocurren sobre un tema específico. Una persona suele encargarse de anotarlas en una pizarra o se utilizan metodologías con post-its, fomentando la generación libre de conceptos y soluciones.

ROI (Return on Investment)

Retorno de la Inversión. Métrica utilizada para evaluar la eficiencia o rentabilidad de una inversión, comparando el beneficio obtenido con el coste de la inversión. En eventos, mide el valor económico generado en relación con el gasto incurrido.