Conceptos Clave de Microsoft Access: Tablas, Consultas, Formularios y Más

Introducción a Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) que forma parte del paquete de Microsoft Office. Permite a los usuarios crear y administrar bases de datos de manera eficiente, ofreciendo una serie de ventajas y funciones que facilitan el manejo de la información.

Componentes Principales de una Base de Datos en Access

• Tablas: Conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Son la estructura fundamental donde se almacenan los datos.
• Consultas: Solicitud de información a la base de datos. Permiten filtrar, ordenar y manipular los datos almacenados en las tablas.
• Formularios: Interfaz gráfica que facilita la interacción con el usuario para la introducción, visualización y edición de datos.
• Informes: Permiten recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en un formato imprimible. Pueden obtener información de tablas, consultas y formularios.
• Macros: Herramientas para la automatización de tareas en Access. Permiten al usuario utilizar funciones predefinidas sin necesidad de programación manual.
• Módulos: Conjuntos de rutinas de programación creadas por el usuario en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications) que pueden ser invocadas para realizar acciones específicas.

Características y Funciones de Access

• Asistentes fáciles de usar.
• Gráficos y diagramas profesionales.
• Incorporación de macros para automatizar procesos.
• Ayuda contextual para facilitar el aprendizaje y uso del programa.

Conceptos Avanzados en Bases de Datos Relacionales

Base de Datos Relacional

Una base de datos relacional organiza la información en tablas interconectadas. La información se representa en tablas compuestas por filas (registros) y columnas (atributos).

Componentes de una Base de Datos Relacional

• Tablas: Estructuras que contienen los datos.
• Filas o Registros: Cada una de las entradas individuales en una tabla.
• Columnas o Atributos: Características o propiedades de los registros.
• Clave Primaria o Principal: Campo único que identifica cada registro en una tabla.
• Índice: Estructura que mejora la velocidad de las consultas.
• Relación entre Tablas: Conexiones lógicas entre tablas basadas en campos comunes.
• Integridad Referencial: Conjunto de reglas que aseguran la consistencia y validez de las relaciones entre tablas.

Propiedades de los Campos

• Valor Predeterminado: Especifica el valor por defecto para un campo. Puede ser un texto o una expresión. La longitud máxima es de 225 caracteres.
• Regla de Validación: Establece una expresión que se evalúa cuando se agregan o modifican datos en un campo. Si se deja en blanco, no se realiza ninguna validación.
• Texto de Validación: Especifica el mensaje que aparece si el campo no cumple con la condición establecida en la regla de validación. Longitud máxima de 255 caracteres.
• Requerido: Determina si es obligatorio introducir un valor en un campo. Si la propiedad está establecida como "Sí", se debe escribir un valor que no sea nulo. Si la propiedad es "No", no se requiere un valor.
• Indexado: Establece un índice como campo único para mejorar la eficiencia de las búsquedas.

Relaciones entre Tablas

• Relación Uno a Uno: Un registro en una tabla se relaciona con un único registro en otra tabla, y viceversa.
• Relación Uno a Varios: Un registro en una tabla puede relacionarse con varios registros en otra tabla, pero un registro en la segunda tabla solo se relaciona con un registro en la primera.
• Relación Varios a Varios: Un registro en una tabla puede relacionarse con varios registros en otra tabla, y viceversa. Se suele implementar mediante una tabla intermedia.

Tipos de Consultas

• Selección: Recupera datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos.
• Creación de Tabla: Crea una nueva tabla a partir de los resultados de una consulta.
• Anexión de Datos: Agrega registros a una tabla existente.
• Actualización: Modifica los datos de una tabla.
• Referencias Cruzadas: Resume datos en un formato de tabla dinámica.
• Eliminación: Elimina registros de una tabla.

Secciones de Informes

• Encabezado del Informe: Aparece al principio del informe.
• Encabezado de Página: Aparece en la parte superior de cada página.
• Detalle: Contiene los datos principales del informe.
• Pie de Página: Aparece en la parte inferior de cada página.
• Pie de Informe: Aparece al final del informe.

Funciones de Informes

• Página: Número de página actual.
• &: Operador de concatenación.
• Páginas: Número total de páginas.
• Fecha(): Fecha actual.
• Ahora(): Fecha y hora actuales.
• Suma: Suma de un conjunto de valores.
• Promedio: Promedio de un conjunto de valores.
• Cuenta: Número de registros.