Conceptos Esenciales y Estructura Organizacional en la Gestión Empresarial Moderna

En el dinámico entorno empresarial actual, la optimización de los recursos y una estructura organizacional clara son fundamentales para el éxito. A continuación, se detallan conceptos clave y la función de los principales departamentos que conforman una empresa.

Conceptos Clave en la Gestión Empresarial

Organización de la Empresa

Los recursos disponibles son escasos y, aun cuando en teoría las labores de oficina estén asignadas a determinadas personas, las necesidades del día a día se imponen, y la constante reasignación de funciones es normal.

Polivalencia

Se refiere a la validez de las cosas o personas para dar respuesta a diversas y diferentes situaciones.

Franquicia

Es la concesión de derechos de explotación de un producto, actividad o nombre comercial, otorgada por una empresa a una o varias personas en una zona determinada.

Eficacia

Un sistema u organización eficaz es aquel que es capaz de lograr los objetivos deseados, sin tener en cuenta los costes en los que se incurra.

Eficiencia

Un sistema u organización eficiente es aquella que, además de conseguir los objetivos propuestos, lo consigue con los menores costes posibles. La eficiencia se refiere siempre al mejor uso posible de los recursos de que se dispone, sean tecnológicos, humanos, financieros u otros.

Departamentos Clave en la Estructura Organizacional

Características del Departamento

Una característica importante a tener en cuenta es que un departamento dispone de un cierto grado de autonomía de gestión que lo identifica, le otorga una identidad propia, permite el liderazgo y fomenta la competitividad de la empresa. Otra característica esencial es el trabajo en equipo y la formación continua.

Departamento de Compras o de Aprovisionamiento

Es responsable de los procesos de adquisición de materias primas para la fabricación o adquisición de mercaderías. Sus funciones principales incluyen:

• Gestión de abastecimiento
• Negociación de precios
• Negociación de condiciones
• Confección de pedidos

Departamento de Ventas o Comercial

Está formado por los equipos de vendedores coordinados por el correspondiente jefe de ventas, cuya misión es la de alcanzar los objetivos de facturación que anualmente se estipulen, mediante la obtención de pedidos. Sus funciones principales incluyen:

• Ventas nacionales
• Ventas internacionales
• Marketing
• Desarrollo de nuevos productos

Departamento de Recursos Humanos

Tramita la documentación relativa al personal que trabaja en la empresa, cuida del pago de las nóminas, entre otras funciones. Sus funciones principales incluyen:

• Gestión de nóminas
• Contratación
• Seguridad e higiene laboral
• Negociación en los conflictos laborales

Departamento Financiero

Es el departamento que cuida de todo cuanto atañe a las finanzas de la empresa: cobro a clientes, la contabilidad, el pago de impuestos, etc. Sus funciones principales incluyen:

• Facturación
• Tesorería
• Contabilidad
• Fiscalidad

Departamento de Servicios Generales

Más que un departamento, es un conjunto de servicios internos, coordinados por un jefe responsable. Los servicios más importantes son los de recepción, telefonía, mantenimiento y limpieza. Sus funciones principales incluyen:

• Recepción
• Telefonía
• Mantenimiento
• Reprografía

Formas de Comunicación Empresarial

Las formas de comunicación más corrientes en nuestros días se basan en el uso de los medios digitales.