Conceptos Fundamentales de Auditoría y Gestión Empresarial: Definiciones Clave
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Terminología Esencial en Auditoría y Administración de Empresas
A continuación, se presentan las definiciones clave revisadas y estructuradas para una mejor comprensión de los conceptos fundamentales en el ámbito de la gestión y la revisión crítica de organizaciones.
Definiciones Centrales
- Auditoría: Revisión crítica realizada por un experto con el fin de emitir una opinión sobre el ente auditado.
- Administración: Proceso enfocado en la optimización de la eficiencia y eficacia de todos los recursos con los que cuenta un organismo social.
- Proceso Administrativo: Conjunto de fases necesarias para la administración, orientadas a lograr los objetivos establecidos.
- Objetivo: Metas que se deben alcanzar en un tiempo determinado.
- Política: Cursos de acción definidos que deben seguirse para la toma de decisiones.
- Procedimiento: Secuencia de pasos definidos para realizar una actividad específica.
- Programa: Conjunto de pasos necesarios para lograr una actividad, incluyendo un cronograma de tiempo establecido.
Objetivos e Importancia de la Auditoría
Objetivos de la Auditoría
Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y/o apego al correcto funcionamiento de las áreas revisadas.
Importancia
A través de la auditoría se descubren ineficiencias en la administración.
Momento de Ejecución
¿Cuándo se debe realizar una auditoría administrativa? En cualquier momento que sea necesario.
Herramientas y Documentación
Herramientas Utilizadas
Las herramientas comunes incluyen:
- Organigrama.
- Descripción de puestos.
- Diagrama de flujos.
- Cartas descriptivas.
Misión y Visión
La Misión es la razón de ser de la empresa, mientras que la Visión representa un panorama a futuro de la organización.
Organigrama
Representación gráfica de las funciones y estructura jerárquica de la empresa.
Fases del Proceso de Auditoría
El proceso general de auditoría consta de las siguientes etapas:
Planeación → Análisis de la información → Elaboración del informe
Técnicas de Recolección de Información
Entrevista vs. Cuestionario
- Entrevista: Obtención directa de respuestas de un sujeto.
- Cuestionario: Obtención de datos cuantitativos sobre un grupo mediante preguntas formuladas.
Tipos de Entrevista (Técnicas Aplicadas)
Se mencionan técnicas como:
Rapport, eco, silencio, confrontación, preguntas proyectivas y situacionales.
Otros Conceptos Relacionados
- Método: Detalle o forma específica de ejecutar cada uno de los pasos del procedimiento.
- Función: Tipo de actividad que está siendo ejecutada por una persona dentro de la organización.
- Encuesta: Instrumento de observación formado por preguntas formuladas, cuyas respuestas son anotadas por el entrevistador (o respondidas directamente por el encuestado).
Tipos de Auditoría y Diferenciación
Tipos Principales
Los tipos fundamentales son: contable y administrativa.
Diferencia entre Auditoría Administrativa y Contable
La distinción radica en su enfoque y obligatoriedad:
Auditoría Contable
- Analiza y estudia los estados financieros.
- Generalmente la realiza un contador.
- Suele ser obligatoria por ley.
- Se obtiene información financiera directa.
Auditoría Administrativa
- La realiza un administrador o especialista en gestión.
- Se efectúa cuando la organización lo requiere (voluntaria o estratégica).
- Analiza funciones, métodos y sistemas de la organización.