Congresos, Convenciones y Ferias: Claves para el Éxito en Eventos Profesionales

Congresos: Impulsores del Conocimiento y la Innovación

El congreso es una técnica de relaciones públicas altamente especializada y compleja que fomenta la discusión, presentación y confrontación de ideas. Estas son claves en el progreso mundial en ciencia y tecnología. Los objetivos principales son la investigación, la actualización profesional y el establecimiento de relaciones con otros profesionales de la misma especialidad. Se considera congreso cuando la participación mínima es de 100 personas.

Características de los Congresos

• Representan el mejor método de transmisión de conocimiento, ya que el propio protagonista explica en vivo y en directo los resultados de sus investigaciones.
• Facilitan el networking y la creación de nuevos grupos de trabajo.

Tipos de Congresos

• Científico
• Académico
• Cultural
• Artístico
• Tecnológico

En función de su periodicidad, un congreso puede ser:

• Ordinario: Se celebra anualmente o bianualmente.
• Extraordinario: Se convoca fuera del calendario establecido.

La duración de un congreso oscila entre 3 días (nacional) y 5 días (internacional).

Organización en Comités

Los congresos se organizan en comités, cada uno con un cometido específico:

• Comité Organizador: Decide y coordina al resto de comités.
• Comité Científico: Diseña los contenidos del congreso. Debe estar formado por profesionales de reconocido prestigio en su área.
• Comité de Honor: Integrado por personas de renombre, como el Rey o el Presidente del Gobierno, con el fin de conseguir mayor repercusión y atraer a más congresistas.

Participantes

• Presidente del congreso
• Comité de Honor
• Comité Científico
• Comité Organizador
• Personal del congreso (propio o contratado)
• Ponentes
• Asistentes (reciben un certificado de asistencia)

La planificación de un congreso puede durar entre 12 y 18 meses, y es necesario realizar un diagrama de Gantt y un grafo PERT.

Convenciones: Herramienta Estratégica para la Comunicación Interna

La convención es una técnica de comunicación interna utilizada por las multinacionales para interactuar con sus oficinas y sucursales. Se realiza en vivo y en directo, con carácter periódico, para presentar nuevos proyectos o hacer balance de los resultados.

Tipos de Convenciones

• Política: De carácter aprobatorio.
• De empresa: Con un enfoque motivador.
• Internacional: Similar a una cumbre con líderes internacionales.

Las convenciones duran entre 3 días y una semana, y son exclusivas para las personas convocadas. Su realización debe ser cuidada, evitando en todo momento presupuestos bajos. Siempre van acompañadas de una parte lúdica y de animación que refuerza la comunicación del evento.

Convenciones de Ventas

Las convenciones de ventas son eventos privados organizados por la empresa para toda el área comercial. En ellas se busca homogeneizar el trabajo y fijar un mismo método para todos. Para ello, se utilizan dinámicas de grupo y el factor sorpresa.

Ferias, Salones y Exposiciones: Plataformas para la Promoción y el Networking

En la feria se exponen productos de una sola rama industrial (por ejemplo, alimentación). El expositor que participa en la feria sabe que el control organizativo no está en su mano. Puede asistir público profesional o general. Por ejemplo, FITUR tiene 3 días de apertura solo para profesionales y el fin de semana para el resto del público.

La exposición en una feria es una oportunidad para:

• Potenciar la imagen de marca.
• Hacer contactos profesionales.
• Conocer a la competencia.
• Presentar nuevos proyectos y testar su aceptación.

Además, se pueden realizar desfiles, degustaciones, etc. Los gastos asociados al stand dependen de la ubicación, los metros cuadrados y el tipo de feria. El expositor también deberá pagar la cuota de inscripción a la feria y los seguros de responsabilidad civil y daños materiales.

Al finalizar la feria, se debe hacer un seguimiento de los contactos en un plazo máximo de 10 días y elaborar un informe que recoja toda la repercusión del evento en los medios (clipping) y el grado de cumplimiento de los objetivos marcados.

Una exposición es una feria cuyo objetivo es el intercambio de información y la generación de negocios. Sin embargo, al estar dirigida a un público más especializado, las operaciones comerciales no son un objetivo inmediato.

Por otro lado, las ferias y los salones se diferencian en que en los salones se exponen productos de una industria determinada (por ejemplo, el salón SI QUERO).