Conservación de Documentos Empresariales y Protección de Datos Personales: Obligaciones y Derechos

Conservación de la Documentación Empresarial

Los documentos generados por una empresa deben conservarse durante plazos determinados para posibles consultas. Estos plazos varían según la normativa que los regula:

• Código de Comercio: Los empresarios deben conservar libros, correspondencia y justificantes durante 6 años a partir del último asiento realizado. Esta obligación se mantiene incluso tras el cese de la actividad.
• Ley General Tributaria: Los derechos de la Administración para determinar la deuda tributaria y exigir su pago prescriben a los 4 años. A efectos del IVA, el plazo de conservación también es de 4 años.
• Ley del Impuesto de Sociedades: Las bases imponibles negativas liquidadas pueden compensarse con rentas positivas en los 15 años inmediatos y sucesivos.
• Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: Se deben conservar durante 4 años los documentos, incluyendo la documentación informática, que acrediten el cumplimiento de obligaciones (recibos, pagos, cotizaciones, etc.).

Protección de Datos de Carácter Personal

Se considera dato de carácter personal cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. Esto incluye datos de identificación, circunstancias sociales y personales, datos profesionales o académicos, sanitarios, entre otros.

Obligaciones de las Empresas

Cuando los ficheros contienen datos personales, las empresas deben:

• Inscribirlos en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• Informar a los afectados sobre la inclusión de sus datos en un archivo, indicando la ubicación del archivo, su finalidad y solicitando su consentimiento para el tratamiento.
• No ceder los datos sin el consentimiento expreso de sus titulares.
• Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos.
• Adoptar las medidas de seguridad exigidas por la legislación.
• Permitir a los titulares de los datos ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Derechos de las Personas

• Derecho a la información y al consentimiento del afectado.
• Consulta gratuita al Registro General de Protección de Datos.
• Acceso a sus datos sometidos a tratamiento.
• Rectificación y cancelación de sus datos de carácter personal.
• Derecho a indemnización en caso de daño o lesión en sus derechos.

Tratamiento de los Datos

Cuando una empresa solicita datos personales, debe incluir una cláusula que informe sobre la existencia del fichero o tratamiento, su finalidad, la identidad y dirección del responsable del fichero, los derechos del titular y si la respuesta es voluntaria u obligatoria, así como las consecuencias de la negativa a proporcionarlos.

Existen datos de carácter personal especialmente protegidos:

• Ideología, afiliación sindical, religión y creencias (requieren consentimiento expreso).
• Origen racial, salud y vida sexual (requieren una ley que lo autorice).
• Comisión de infracciones penales o administrativas (solo pueden ser tratados por ficheros de la Administración Pública).

Normativa de Protección y Conservación del Medio Ambiente

1. Todas las personas tienen derecho a disfrutar de un medio ambiente adecuado para su desarrollo, así como el deber de conservarlo.
2. Los poderes públicos velarán por la utilización racional de todos los recursos naturales con el fin de mejorar la calidad de vida, defender y restaurar el medio ambiente.
3. Se establecerán sanciones penales o administrativas, así como la obligación de reparar el daño causado, para quienes violen lo dispuesto anteriormente.

En caso de incidente ambiental, se debe:

• Comunicar inmediatamente a las autoridades competentes.
• Colaborar en las medidas reparadoras.
• Adoptar medidas de prevención.
• Sufragar los costes de las medidas adoptadas.
• Proceder a la reparación del daño causado.