Control Administrativo: Supervisión, Importancia y Técnicas

Control Administrativo

Definición

El control es una función que permite supervisar y comparar los resultados obtenidos con los resultados esperados originalmente, asegurando que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de su estructura.

Naturaleza e Importancia

El control es fundamental para garantizar el éxito de los planes al detectar desviaciones de los mismos y ofrecer una base para adoptar acciones correctivas. Proporciona a los gerentes los medios adecuados para garantizar que los planes trazados se implementen correctamente.

La función de control consta de cuatro pasos básicos:

1. Establecer niveles medios de cumplimiento (por ejemplo, cuotas de ventas mensuales).
2. Supervisar el desempeño a intervalos regulares.
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
4. Tomar medidas correctivas o proporcionar instrucciones adicionales si es necesario.

Importancia: El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se estén llevando a cabo. Es esencial para identificar desviaciones, precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y corregir errores.

Objetivos

• Garantizar que todo se realice según lo planeado y organizado.
• Identificar errores y desviaciones del plan.
• Captar resultados.
• Detectar y analizar desviaciones.
• Informar, medir y evaluar el cumplimiento de objetivos y metas.
• Medir el rendimiento.
• Tomar medidas correctivas.

Características

• Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestar las desviaciones inmediatamente, idealmente antes de que se produzcan.
• Accesibilidad: Las medidas de control deben ser sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.
• Ubicación estratégica: Es imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que se establecen en ciertas áreas de acuerdo con criterios estratégicos.

Relación entre Control y Proceso Administrativo

El control es un paso importante en todo proceso administrativo, ya que permite rendir cuentas y percatarse de los errores cometidos para generar posibles soluciones o tomar precauciones en futuros proyectos.

Áreas del Control y Herramientas

Áreas de Producción

• Control de producción
• Calidad
• Costos
• Tiempos de producción
• Inventarios
• Operaciones productivas
• Mantenimiento y conservación
• Desperdicios

Área Comercial

• Control de ventas
• Publicidad
• Costos

Área Financiera

• Control de presupuesto
• Costos

Área de Recursos Humanos

• Control de puntualidad
• Salarios
• Vacaciones

Técnicas del Control

Sistemas de Información

• Contabilidad (financiera, administrativa)
• Auditoría
• Presupuestos
• Reportes e informes
• Formas
• Archivos
• Computadorizados
• Mecanizados

Gráficas y Diagramas

• Proceso
• Procedimientos
• Gantt
• Procedimiento hombre-máquina
• Mano izquierda-mano derecha

Estudios de Métodos

• Tiempos y movimientos
• Estándares

Métodos Cuantitativos

• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigaciones de operaciones
• Estadísticas
• Cálculos probabilísticos
• Programación dinámica

Control Interno y Programas