Control y archivo de papeles de trabajo en auditoría

) Control de los papeles de trabajo:

Los papeles de trabajo deben controlarse y salvaguardarse apropiadamente durante el transcurso del trabajo del auditor e inclusive después de finalizar la auditoría.

Durante el trabajo de campo, el auditor deberá guardar bajo llave los papeles de trabajo cada vez que salga de la oficina que le asignó el cliente. Las laptop, propiedad de la firma de auditoría, deben programarse con un nombre de usuario y clave de acceso, y guardarse también bajo llave cuando se retire el auditor de la oficina.

Estas medidas tienen por finalidad evitar que los empleados del cliente conozcan información confidencial de la gerencia. También impiden que los papeles de trabajo sean alterados por el cliente para ocultar errores y/o fraudes, así como evitar que se conozca la oportunidad y el alcance de las pruebas de auditoría.

Después de finalizada la auditoría, los papeles de trabajo deben mantenerse en un sitio seguro donde queden protegidos contra incendios, inundaciones, robos u otros posibles daños.

) Archivos de los papeles de trabajo.

Debe establecerse un sistema de archivo que permita la fácil ubicación de los papeles de trabajo en caso de que deban consultarse posteriormente los mismos. Adicionalmente, los papeles de trabajo deben conservarse por un tiempo prudencial para cumplir con requisitos legales. La Nia 230 indica que los papeles de trabajo deben conservarse al menos por 5 años contados a partir de la fecha del dictamen.

Generalmente, las grandes firmas de auditoría conservan los papeles de trabajo que conforman el archivo permanente hasta tanto la empresa sea un cliente de auditoría y después de terminada la relación laboral se mantienen por cinco años más y los papeles de trabajo que integran el archivo corriente se conservan por 5 años.

5) DIFERENTES TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO Y SU CLASIFICACIÓN.

Las firmas de auditoría han desarrollado un criterio de clasificación de los papeles de trabajo basado en su utilidad a lo largo del tiempo, separando y conservando los papeles de trabajo en dos archivos diferentes.

) Archivo corriente:

Es aquel que está conformado por los papeles de trabajo que serán utilizados únicamente en el periodo bajo auditoría y por ende, se considera que dichos papeles deberán modificarse en las auditorías posteriores. En consecuencia, se debe elaborar un archivo corriente para cada auditoría que practique a un cliente.

Dentro del archivo corriente se encuentran los siguientes papeles de trabajo:

• Cédulas sumarias que son hojas de trabajo de control que contienen un resumen de las cuentas de mayor, cuya función es monitorear y sintetizar la información que se encuentra en las cédulas analíticas. Normalmente se elabora una sumaria de cada uno de los cuatro estados financieros y una sumaria de cada partida principal de los estados financieros, la cual detalla las cuentas contables que integran dicha partida.