Control Interno en el Ciclo de Compras y Ventas: Guía Completa

Clasificado en Economía

Escrito el 11 de Agosto de 2024 en español con un tamaño de 7,65 KB

Control Interno en el Ciclo de Compras y Ventas

Riesgo: Asociación con proveedores a cambio de comisiones ocultas.
Solución: Obtener varias ofertas (mínimo 3).
Riesgo: Pedidos a proveedores no autorizados.
Solución: Solo las personas autorizadas pueden introducir proveedores en el sistema.
Riesgo: Modificaciones no autorizadas en el maestro de proveedores.
Solución: Mantener un listado con las modificaciones realizadas en el maestro de proveedores, incluyendo la fecha, el usuario que realizó la modificación y la descripción del cambio.

Riesgo: Pedidos a proveedores no autorizados.
Solución: Solo se permite realizar pedidos a proveedores dados de alta en el maestro de proveedores.
Riesgo: Pedidos innecesarios por fraude o errores.
Solución: Establecer una escala de límites autorizados por el director del departamento de compras, financiero o general. Implementar un sistema de aprobación de pedidos que requiera la autorización de un responsable antes de que el pedido sea enviado al proveedor.
Riesgo: Pedidos a precios diferentes a los acordados.
Solución: Revisar para cada referencia los precios medios de compra comparándolos con el año anterior, revisar los márgenes obtenidos y analizar desviaciones. Implementar un sistema de control de precios que compare el precio del pedido con el precio acordado con el proveedor.

Riesgo: Aceptar cantidades de productos superiores o inferiores a las pedidas.
Solución: Segregación de funciones entre el personal que recibe los bienes y el personal que realiza los pedidos. Verificar que los productos recibidos coinciden con los pedidos en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones.
Riesgo: Errores en la contabilización de las entradas de almacén.
Solución: Implementar un sistema de control integrado que asegure la correcta contabilización de las entradas de almacén.
Riesgo: Errores en la contabilización cuando el incoterm transfiere la propiedad en puerto de origen.
Solución: Contabilizar la compra manualmente y con anterioridad a su recepción en el almacén destino. Revisar los incoterms de compra para asegurar la correcta contabilización de las compras.

Riesgo: Aceptación y contabilización de facturas incorrectas por fraude o error.
Solución: Segregación de funciones entre el personal que contabiliza las facturas a pagar, el personal de compras y el personal del almacén. Implementar un sistema de tres vías que compare la factura con el pedido y la entrada de almacén antes de su contabilización.
Riesgo: Contabilización por duplicado de una factura.
Solución: El sistema no permite contabilizar dos facturas contra una misma entrada en almacén. Implementar un sistema de control de duplicados que evite la contabilización de facturas duplicadas.
Riesgo: Pérdida de facturas.
Solución: Establecer un circuito de recepción de facturas, y en el cierre revisar el listado de facturas recibidas para comprobar que todas han sido contabilizadas. Digitalizar las facturas y archivarlas electrónicamente.

Riesgo: Malversación de fondos.
Solución: Segregación de funciones entre el departamento de tesorería y el departamento de cuentas a pagar. Implementar un sistema de aprobación de pagos que requiera la autorización de un responsable antes de que se realice el pago.
Riesgo: Pagar dos veces la misma factura.
Solución: El sistema no permite pagar dos veces la misma factura. Implementar un sistema de control de duplicados que evite el pago de facturas duplicadas.

Riesgo: Riesgo de crédito.
Solución: Solicitar informes financieros y establecer límites de crédito para cada cliente.
Riesgo: Riesgo de manipulación del maestro de clientes.
Solución: Solo determinadas personas del departamento encargado pueden modificar el maestro de clientes. Implementar un sistema de control de accesos que limite el acceso al maestro de clientes.

Riesgo: No registrar todas las operaciones.
Solución: Los pedidos deben ser entrados en el sistema para poder ser procesados y servidos en el almacén.
Riesgo: Riesgo de crédito.
Solución: Revaluar los límites de crédito, revisar los listados de impagados.
Riesgo: Riesgo de ventas no rentables.
Solución: El sistema no permite entrar pedidos a precios que no sean los autorizados, solo personas autorizadas pueden modificar el maestro de precios.

Riesgo: Envío de cantidades de producto diferentes a las pedidas por fraude o error.
Solución: Segregación de funciones entre el personal que prepara los pedidos y el personal que los envía. Verificar que los productos enviados coinciden con los pedidos en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones.
Riesgo: Pérdida de producto durante su transporte.
Solución: Imprimir dos albaranes, uno para el cliente y posterior retorno y el que firma y sella el transportista y se comprueba mediante retorno por parte del transportista del albarán sellado por el cliente. Contratar un seguro de transporte.

Riesgo: Error en el reconocimiento del coste de ventas.
Solución: El sistema da de baja el stock, por tanto, la variación de existencias recogerá el coste de ventas. Implementar un sistema de contabilidad de costes que permita determinar el coste de ventas de forma precisa.

Riesgo: Fraude en la emisión de la factura.
Solución: Segregación de funciones entre el personal que emite las facturas y el personal que contabiliza las ventas. Implementar un sistema de control de numeración de facturas que evite la emisión de facturas fraudulentas.

Riesgo: Apropiación indebida del importe cobrado.
Solución: Segregación de funciones entre el personal que recibe los cobros y el personal que contabiliza los cobros. Implementar un sistema de control de arqueo de caja.

Riesgo: Aceptación de devoluciones no autorizadas.
Solución: Segregación de funciones entre el personal que recibe las devoluciones y el personal que autoriza las devoluciones. Implementar un sistema de autorización de devoluciones que requiera la aprobación de un responsable antes de que se acepte la devolución.

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