Diagrama de Flujo: Representación Gráfica para la Optimización de Procesos

El diagrama de flujo, también conocido como flujograma, se define como un método visual para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto. Utiliza símbolos estandarizados, líneas y palabras simples para demostrar las actividades y su secuencia lógica dentro del proceso. La elaboración de un diagrama de flujo completo, que abarque desde el proceso general hasta el nivel de tareas, constituye la base fundamental para su análisis y mejora continua.

Tipos de Diagramas de Flujo

Existen diversos tipos de diagramas de flujo, cada uno diseñado para un propósito específico y un nivel de detalle particular:

1. Diagrama de Bloque

El diagrama de flujo de bloque es el tipo más sencillo y frecuente. Proporciona una visión rápida y sencilla del proceso sin entrar en detalles complejos. Los rectángulos y las líneas con flechas son los principales símbolos utilizados. Los rectángulos representan actividades, y las líneas con flechas conectan los rectángulos para mostrar la dirección del flujo de información o del proceso.

Símbolos Estándar del Diagrama de Flujo

Para una representación clara y universal, los diagramas de flujo emplean un conjunto de símbolos estandarizados. A continuación, se describen los más comunes:

• Rectángulo: Representa una actividad o un paso del proceso donde ocurre un cambio en un ítem. Este cambio puede ser el resultado del gasto en mano de obra, la actividad de una máquina o una combinación de ambos elementos.
• Flecha ancha: Indica movimiento o transporte. Se utiliza para señalar el desplazamiento de un output (salida) entre diferentes ubicaciones (por ejemplo, envío de partes al inventario, envío de una carta por correo).
• Diamante: Simboliza un punto de decisión. Se coloca en aquel punto del proceso en el cual debe tomarse una decisión que bifurca el flujo. Por ejemplo: “Si la carta es correcta, se firmará. Si es incorrecta, deberá repetirse”.
• Óvalo: Representa una inspección o un punto donde el flujo del proceso se ha detenido temporalmente. Puede indicar un punto en el cual se requiere una firma de aprobación o una verificación.
• Rectángulo con parte inferior ondulada: Utilice este símbolo para indicar que el output (salida) de una actividad incluyó información registrada en papel o un documento.
• Bala (Círculo pequeño): Indica una espera. Se usa cuando un ítem o persona debe esperar, o cuando un ítem se coloca en un almacenamiento provisional antes de la siguiente actividad programada (ejemplo: esperar una firma).
• Triángulo: Representa una condición de almacenamiento controlado, donde se requiere una orden o solicitud para que el ítem pase a la siguiente actividad programada. Este símbolo se usa con mayor frecuencia para mostrar que el output se encuentra almacenado, esperando al cliente. El objetivo de un proceso de flujo continuo es eliminar todos los triángulos y rectángulos obtusos.
• Rectángulo abierto: Se utiliza para añadir notaciones o información adicional. Se conecta al diagrama de flujo por medio de una línea punteada.
• Flecha quebrada: Identifica aquellos casos en los cuales ocurre la transmisión inmediata de información.
• Círculo pequeño: Funciona como conector. Se emplea un círculo pequeño con una letra dentro del mismo al final de una parte del diagrama de flujo para indicar que el output (salida) de esta sección servirá como el input (entrada) para otro diagrama de flujo o para continuar en otra página.
• Círculo alargado: Indica los límites del proceso, es decir, el inicio y el fin del mismo.

2. Diagrama Estándar ANSI

El diagrama estándar ANSI (American National Standards Institute) se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado. Cada tarea del proceso en estudio puede detallarse hasta el punto en que el diagrama de flujo estándar pueda emplearse como parte de un manual de procedimientos.

3. Diagrama Funcional (o de Carriles)

Este tipo de diagrama de flujo muestra el movimiento y la interacción entre diferentes unidades de trabajo o departamentos. Se caracteriza por estar dividido en líneas verticales u horizontales, conocidas como 'carriles' o 'swimlanes', que representan a cada unidad, rol o fase del proceso.

4. Diagrama de Tiempo

En un diagrama de tiempo, una columna lateral corresponde al tiempo del ciclo (es decir, el lapso entre la finalización de la última actividad y el inicio de la siguiente, o el momento en que una actividad se termina). Es un error común enfocarse únicamente en reducir el tiempo de procesamiento e ignorar el tiempo total del ciclo, que es crucial para la eficiencia global.

5. Diagrama Geográfico o Físico

Un diagrama de flujo geográfico o físico analiza el flujo espacial de las actividades. En el contexto empresarial, este tipo de diagrama es útil para analizar patrones de tráfico y movimiento en áreas congestionadas, como archivos, centros de cómputo o zonas de fotocopiado, buscando optimizar la disposición física y reducir desplazamientos innecesarios.