Diagramas de Gantt, PERT y CPM: Optimización de Proyectos y Eventos

Diagramas de Gantt, PERT y CPM: Herramientas Clave para la Gestión de Proyectos

El diagrama de Gantt es popular por su adaptabilidad a cualquier proyecto y temática, independientemente del sector empresarial. Es muy útil porque las barras horizontales, que marcan el inicio y el fin de cada actividad, permiten seguir con facilidad el estado de las tareas. Una línea del tiempo, a todos los efectos, que simplifica la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos.

El diagrama de PERT (Project Evaluation and Review Techniques) es una herramienta recomendada, sobre todo, para los eventos de mayor complejidad. Su diseño es un tanto más complicado, pues se trata de una gráfica de estilo organigrama que establece el principio y el final de cada tarea. Sin embargo, en el medio, quedan reflejadas las relaciones entre cada una de las actividades.

El diagrama CPM (Método de la Ruta Crítica) es el más complejo, aunque también muy utilizado. Se trata de una gráfica de flechas para establecer cuál es el camino más sencillo y óptimo, en cuanto a tiempo, para completar cada actividad.

Elementos Clave de una Publicación de Evento

En una publicación de evento, deben aparecer los siguientes elementos:

• La agenda
• El lugar de celebración
• Cómo apuntarse
• Los ponentes que asistirán al evento

Plan de Difusión: Estrategia para el Éxito

Un Plan de Difusión es la ideación, planificación y gestión de las vías de distribución de un contenido para alcanzar el objetivo definido en su creación.

Aspectos Legales en la Organización de Eventos

• Permiso de realización del evento: Autorización del horario y permiso a la autoridad del lugar.
• Permiso para infraestructuras: Independientemente del tamaño del evento en cuanto a montaje, será imprescindible pedir el permiso pertinente.
• Contratos: Presentación de las firmas y contratos.

Fases de la Organización de un Evento

1. Pre-evento

Se debe llevar a cabo la planificación y la organización del mismo, como mínimo, 10 meses antes.

2. Ejecución

Llevar todo a la práctica. Es el gran momento de la puesta en escena del evento.

3. Post-evento

Fase de evaluación del evento, respuesta de la prensa y resto de medios, y propuestas de mejora para el siguiente.

Negociación: Clave para el Acuerdo

La negociación es un proceso de comunicación encaminado a lograr un acuerdo entre diferentes partes, que permite satisfacer las necesidades de ambas, con el objetivo de buscar el mejor acuerdo posible teniendo en cuenta ciertas consideraciones:

• Por cada interés existen varias posiciones que lo pueden satisfacer.
• Un acuerdo es posible cuando existen intereses diferentes, pero complementarios.
• Defender posiciones impide el acuerdo cuando estas se manejan a ultranza. Es fundamental comprender la posición del contrario.