Dirección y Administración de Empresas: Funciones y Estructuras Organizativas

Introducción

La dirección de empresas se ocupa de intentar que las personas realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos. El trabajo directivo, llevado a cabo por varios niveles, se organiza en forma de pirámide, yendo de mayor a menor poder:

Niveles de Dirección

1. Alta Dirección

Ocupan la cúspide, se encarga de planificar a largo plazo por lo que sus decisiones afectan a la totalidad de la empresa. Son responsables del cumplimiento de los objetivos y controlan el funcionamiento global (política de recursos humanos).

2. Dirección de Nivel Intermedio

Jefes de departamento, actúan como intermediarios entre la alta dirección y la dirección operativa. Se encarga de concretar las decisiones tomadas por la alta dirección a nivel de cada departamento y controlan la ejecución de los planes a nivel de departamento.

3. Dirección Operativa

Directivos que están en contacto directo con los trabajadores. Se encarga de ejecutar los planes y decisiones tomados en los niveles superiores, asignar tareas a ejecutar por los trabajadores y controlan las ejecuciones.

Funciones de la Dirección

Planificación

Definir previamente los objetivos que se quieren conseguir en el futuro, cómo se van a conseguir y los recursos necesarios.

Organización

Hacer que todos los miembros actúen de forma conjunta para conseguir los objetivos.

Dirección de Recursos Humanos

Integrar y liderar a los trabajadores para la consecución de los objetivos fijados.

Control

Comparar los resultados con los reales, identificar desviaciones si las hubiese y establecer la forma de corregirlas.

Función de Planificación

La definición precede al resto de funciones directivas, es la primera función que se tiene que llevar a cabo. Aquí se establece cómo se van a desarrollar las restantes funciones.

Clasificación de la Planificación

1. Según el Ámbito Temporal

• Planes a largo plazo (+5 años)
• Planes a medio plazo (1-5 años)
• Planes a corto plazo (-1 año)

2. Según la Amplitud del Nivel

• Planes estratégicos: Son para toda la empresa y se definen los objetivos estratégicos/globales de ésta: visión, propósito y objetivos.
• Planes tácticos y operativos: Desarrollan y concretan los planes para cada departamento.

Fases de la Planificación

1. Diagnóstico de la Situación

Se analiza la situación de partida y el entorno. Doble análisis:

• Interno: Posición actual en el mercado y competidores e identificación de puntos fuertes y débiles.
• Externo: Amenazas y oportunidades que presenta el entorno de la empresa.

2. Establecimiento de Objetivos Estratégicos/Globales

Se establece adónde queremos llegar.

• Visión: Imagen idealizada que se tiene del futuro que se quiere.
• Propósito: Define cuál es la actuación en el mercado, la razón de su existencia.
• Objetivos estratégicos: Aquellas metas que ofrecen una primera aproximación más operativa/práctica de la misión, se concreta más en planes parciales.

3. Elección de la Mejor Estrategia Competitiva Posible

Estudio de las diferentes líneas de actuación posibles para alcanzar los objetivos. Se decide cómo competir para lograr, mantener o mejorar la posición (liderazgo en coste).

4. Desarrollo de Planes Parciales

Se concretan y desarrollan los planes estratégicos mediante la definición de objetivos y el establecimiento de planes parciales. Se elaboran para cada una de las diferentes áreas y sirven para alcanzar los objetivos. Elementos que tiene que contener:

1. Objetivos operativos: Resultado final que se espera conseguir con los planes parciales. Características: específicos, medibles, alcanzables, realistas, con plazo de tiempo.
2. Política, orientaciones o guía para la toma de decisiones: Marcan ciertos límites de actuación.
3. Procedimiento: Secuencia de pasos que hay que seguir para realizar la actividad.
4. Reglas: Indican lo que hay que hacer.
5. Presupuesto: Son expresiones numéricas.

5. Seguimiento y Control

Revisar si se está ejecutando el plan de forma correcta, ha de ser flexible ante los cambios.

Función de Control

La definición comienza con la planificación ya que para poder controlar lo planificado se tiene que comunicar previamente a todos los miembros qué se espera que consigan y la supervisión de la ejecución.

Fases del Control

1. Establecimiento de estándares: Fijar los resultados esperables a conseguir si se ejecutan los planes correctamente.
2. Medición de resultados reales: Obtener los resultados que se han dado realmente.
3. Comparación de resultados con estándares: Comparar lo obtenido con lo que debería haberse obtenido.
4. Análisis de diferencias: Determinar las causas de las diferencias, si existen. Dos causas: a) fallo en la ejecución de lo planificado b) diseño del plan incorrecto.
5. Corrección de desviaciones: Tomar medidas oportunas para corregir esas diferencias o desviaciones, tanto positivas como negativas.

Función de Organización

Consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas, fijar la responsabilidad en función de su nivel jerárquico.

Principio de División del Trabajo y Especialización

Los puestos de trabajo se definen por el número de tareas que se realizan. Cuanto más especializado, menos tareas realiza. Esto se debe a que la división del trabajo en tareas aumenta la eficiencia y la oportunidad.

Principios Organizativos

1. Autoridad y jerarquía: Poder legítimo que da derecho a dirigir a un grupo de gente. Consecuencia de la autoridad se establecen diferentes niveles de mando.
2. Unidad de mando: Cada persona debe depender de un único jefe.
3. Delegación de autoridad: Responsabilizar a un subordinado de la ejecución de una tarea, dándole capacidad de mando para ello.
4. Centralización y descentralización: El poder para adoptar decisiones se concentra en una o pocas personas. Se delega autoridad de forma sistemática en todos los niveles de la organización.
5. Ámbito de control: Número de personas que puede tener un jefe bajo su supervisión para un control eficaz.
6. Motivación y participación: Grado de participación de los trabajadores en la toma de decisiones. A mayor grado, mayor motivación.

Criterios de Departamentalización

Proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas: departamentos.

1. Funcional

Se agrupan las actividades según las funciones básicas: producción, marketing, financiación, recursos humanos. Cada unidad se puede subdividir.

2. Geografía

Aquellas funciones básicas que pueden ser diferentes según el territorio, con funciones de producción y marketing. Más frecuente en grandes empresas.

3. Por Líneas de Productos o Servicios

Se produce al crear unidades diferentes dentro de la empresa cuando tiene líneas de productos o servicios diferentes entre sí. Afecta al área de producción.

4. Por Tipo de Clientes o Canal de Distribución

Cuando la empresa tiene grupos de clientes muy diferentes entre sí, como cuando tiene clientes minoristas, mayoristas y consumidores finales. Afecta al área de marketing.

5. Por Procesos

Se produce la departamentalización según las etapas del proceso productivo. Se da en empresas industriales como la automovilística o la textil.

Organización Formal e Informal

Organización Formal

Es la que está establecida por la dirección y reflejada en el organigrama, por tanto, oficial y conocida por los miembros que están obligados a aceptarla y respetarla. La estructura se define por las siguientes características:

• Definir las tareas que se van a desarrollar en cada puesto de trabajo.
• Dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar y cómo se van a agrupar los diferentes departamentos.
• Determinar las relaciones de comunicación y coordinación que deben existir entre los trabajadores y los departamentos.
• Fijar el grado de autoridad de los diferentes responsables o mandos dentro de la empresa en función de su nivel.

Organización Informal

Puede surgir de forma espontánea. Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización, pero que surgen de forma espontánea cuando las personas se asocian.

Consecuencias de la Organización Informal

• Se crean normas de grupo, se asumen roles y aparecen canales informales de comunicación por donde suele circular la información de manera más rápida que por los formales.
• Se crean líderes informales que carecen de autoridad formal pero consiguen desempeñar ese rol gracias al reconocimiento e influencia sobre el grupo.
• La fuerza de la organización informal frente a la formal puede indicar que no se ha establecido de forma correcta, dando origen a problemas y conflictos en el seno de la empresa.
• Puede suplantar a la organización formal y ayudar a que la empresa cumpla con sus objetivos de manera eficaz.

Representación del Organigrama

Representación gráfica y resumida de la estructura de la organización mostrando las diferentes unidades en que está dividida y las relaciones existentes entre ellas.

Funciones del Organigrama

• Informar a los miembros sobre su posición dentro de la empresa y las relaciones de dependencia.
• Informar a personas ajenas para que conozcan con qué interlocutores dentro de la empresa tienen que dirigirse en cada caso.

Requisitos del Organigrama

• Exactitud y actualización.

Tipos de Relaciones que Aparecen en el Organigrama

• Relaciones de jerarquía: Representan las relaciones de dependencia de arriba abajo.
• Relaciones de staff: Representan las relaciones de apoyo a los diferentes niveles de mando.

Clases de Organigramas

1. Según su Finalidad

• Informativos: Visión general, solo aparecen las grandes unidades organizativas.
• Analíticos: Visión detallada, aparecen unidades de menor nivel.

2. Según su Extensión

• Generales: Representan toda la empresa.
• Departamentales: Representan un departamento o área concreta.

3. Según su Contenido

• Estructurales: Aparecen solo las grandes unidades.
• Funcionales: Aparecen las funciones y la finalidad de cada una.
• De personal: Aparece el nombre de cada persona y su posición.

4. Según la Forma de Representar las Relaciones Jerárquicas

• Verticales: Las líneas jerárquicas se representan de arriba abajo.
• Concéntricos: Las relaciones se representan del centro hacia afuera.
• Horizontales: Las líneas se representan de izquierda a derecha.

Tipos de Estructuras Organizativas

Elementos de la estructura a tener en cuenta: puestos de trabajo, departamentos, niveles de autoridad y jerarquía, canales de comunicación. Las formas de ordenar estos elementos dan lugar a distintas formas de estructuras, también llamadas formas burocráticas.

1. Estructura Lineal o Jerárquica

Se basa en la unidad de mando.

Ventajas:

• Tipo más sencillo y antiguo.
• Claridad en la definición de las relaciones de autoridad y responsabilidad.
• Comunicaciones y órdenes directas.
• Adecuada para negocios pequeños y simples.

Inconvenientes:

• Cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades y no puede ser experto en todas.
• Rigidez, se adapta lentamente a los cambios.
• Comunicaciones lentas y excesiva dependencia de los subordinados.
• No adecuada para empresas grandes.

2. Estructura Funcional

Basada en la especialización de los mandos.

Ventajas:

• Cada directivo trabaja en su especialidad y tiene subordinados a su disposición expertos en su área.

Inconvenientes:

• Se elimina la unidad de mando, cada trabajador tiene más de un jefe, lo que provoca menor disciplina y mayor confusión.
• Canales de comunicación más complejos.
• Problemas de coordinación al definir los límites de autoridad.

3. Estructura Lineal-Funcional (Staff)

Existe dos tipos de relaciones: lineales de autoridad directa o de asesoramiento/staff.

Ventajas:

• Mantenimiento de la unidad de mando.
• Uso de especialistas que asesoran a diversos departamentos en áreas en las que no son expertos.

Inconvenientes:

• Toma de decisiones más lenta por el tiempo gastado en asesores.
• Incremento de costes por el personal de staff.

4. Estructura en Comité

Complemento de la estructura lineal y staff, para decisiones concretas relativas a determinado asunto.

Ventajas:

• Mayor aceptación de las decisiones adoptadas al haber participado un mayor número de personas aportando diferentes puntos de vista.

5. Estructura Matricial

Combina la departamentalización por funciones y proyectos. Surge cuando trabajadores de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos, que tienen una duración limitada en el tiempo. Existe doble autoridad, recibiendo órdenes del director del proyecto y del departamento funcional.

Ventajas:

• Flexibilidad para afrontar proyectos importantes que necesitan la participación de diferentes departamentos.

Inconvenientes:

• La doble autoridad puede dar lugar a problemas de coordinación.