Dirección, Autoridad y Delegación: Claves para la Eficacia Organizacional

La Función de la Dirección en las Organizaciones

La dirección implica definir e implementar un ambiente organizacional interno que permita utilizar los recursos humanos para la consecución de un objetivo. Sea cual sea el estilo de dirección que se use, la persona debe ser consciente y creer en él. No se puede dirigir como le han enseñado a uno en el último curso, seminario, jornada, máster o conferencia; hay que hacerlo de acuerdo con las creencias, convicciones, valores, actitudes, etc., o con aquellas creencias, convicciones, valores o actitudes que haya aprehendido la persona.

Motivos por los que los Directivos son Fundamentales

Los directivos son fundamentales en las organizaciones por seis motivos:

1. El objeto primordial del directivo consiste en asegurar que la organización cumpla con su función básica: la producción eficiente de determinadas mercancías o servicios.
2. El directivo debe concebir y mantener la estabilidad de las operaciones de su organización.
3. El directivo debe hacerse cargo del sistema de determinación de estrategias de su organización, adaptándola de un modo controlado a los cambios producidos en el entorno.
4. El directivo debe asegurarse de que su organización satisfaga los propósitos de las personas que la controlan.
5. El directivo debe constituir el vínculo central de información entre la organización y el entorno.
6. En su condición de autoridad formal, el directivo es responsable del funcionamiento del sistema de estatus de su organización.

Autoridad y Delegación: Conceptos Clave

La autoridad, en la organización, es el poder que tiene una posición para tener la última palabra en la toma de decisiones que afectan a otros. La delegación es una autoridad condicionada, por lo que habrán de definirse los límites de toda delegación de autoridad y los deberes que asumen los delegados. Hay delegación de autoridad cuando una persona (el delegante) confía a otro (el delegado) la realización de una actividad que es responsabilidad del primero.

Concepciones sobre la Naturaleza y el Origen de la Autoridad

• Concepción tradicional o institucional: Según esta concepción, la autoridad tiene su origen en el vértice de la jerarquía organizativa y emana de arriba hacia abajo a través de un proceso de delegación. En el ápice estratégico más que personas hay valores o instituciones. En el caso de las empresas nos encontramos con el derecho de propiedad, esto es, el derecho de utilizar y disponer de las cosas, con las limitaciones que establece la ley.
• Concepción funcional: Niega que la autoridad sea un monopolio legítimo de quien se encuentra en el vértice de la jerarquía y que sea él quien la distribuya a los distintos puestos subalternos mediante el proceso de delegación.
• Concepción conductista o del comportamiento: La autoridad surge o emana no de una legitimación legal o de una función desempeñada, sino de la aceptación de la misma por los subordinados.
• Concepción integradora: Trata de conciliar en una única construcción conceptual los diferentes aspectos de las tres posiciones indicadas.

Tipos de Autoridad

• Autoridad personal: Autoridad personal es aquella que una persona adquiere -según Fayol- a causa de sus cualidades y capacidades, de su competencia, experiencia y preparación; a fin de asumir la iniciativa e indicar qué acciones deben realizarse para que el grupo sobreviva o logre alcanzar lo que desea (el grupo la reconoce).
• Autoridad institucional o formal: Autoridad formal o institucional es aquella que una persona ejerce en virtud de su cargo o de la posición que ocupa (independientemente de si es delegada o derivada de la función que ejerce), cargo o posición a los que es inherente la autoridad.
• Autoridad derivada del puesto: Autoridad que se ejerce por el titular de un puesto en el ámbito de la estructura.
• Autoridad derivada de la situación: Este tipo de autoridad surge cuando una persona se encuentra en condiciones de dar órdenes y de ser obedecido en determinadas circunstancias. Este tipo de autoridad es posible también en presencia de la autoridad derivada del puesto, del jefe formal, cuando éste no responde ante la situación, no la asume y es otro quien decide. El jefe puede actuar de subordinado, temporalmente, en este tipo de autoridad.

El Proceso de Delegación

La delegación es una autoridad condicionada, por lo que habrán de definirse los límites de toda delegación de autoridad y los deberes que asumen los delegados. Estos límites pueden ser:

a) Generales, implícitos o mandatos, consecuencia de la necesidad de que todas las acciones sean adoptadas de acuerdo con la política, los procedimientos y los programas de la empresa. En este caso, la autoridad y el poder son completamente libres, la mayoría de las veces, pero lo más frecuente es que existan algunas normas o límites a la actuación, y

b) Específicos o autorizaciones, que se formulan de manera clara y concreta como: facilidades a los clientes hasta n millones, limitación en los gastos, etc.

La delegación se lleva a cabo según el siguiente proceso:

1) Asignación a una persona, por parte de otra, de un cometido propio de esta última, tanto en cuanto a tareas como respecto al resultado a alcanzar (objetivos).

2) El otorgamiento o concesión de autoridad para desarrollar los cometidos delegados que se efectúa mediante contratos o ante notario.

3) Crear la obligación del delegado hacia el delegante de realizar el encargo a satisfacción según las normas recibidas (responsabilidad).

Roles Directivos y la Gestión del Tiempo

El rol puede definirse como un conjunto organizado de comportamientos correspondientes a un oficio o puesto determinado y el directivo es la persona encargada formalmente de una unidad de organización (estatus).

Los roles que desempeña un directivo son diez:

Tres interpersonales:

• Cabeza visible (representa a la organización)
• Enlace (comunica, informa)
• Líder (tipo de relación con sus subordinados)

Tres de información:

• Monitor (recibe y recopila información)
• Diseminador (transmite información)
• Portavoz (lleva información al entorno)

Cuatro roles de toma de decisiones:

• Empresario (inicia el cambio)
• Gestor de anomalías (toma la iniciativa cuando la organización se ve amenazada)
• Asignador de recursos (encauza las fuerzas de la organización)
• Negociador (participa en negociaciones)

La Importancia del Factor Tiempo para un Directivo

El tiempo es un factor muy importante que preocupa a cualquier directivo. Para conseguir la mayor eficacia, el buen directivo debe gestionar:

• Tiempo de empresa: Es el tiempo empleado en cumplir las obligaciones hacia otras personas en la organización: tiempo dedicado a hacer informes a superiores, a asistir a reuniones y comités de cuestiones importantes, a conversaciones telefónicas justificadas.
• Tiempo de inversión: Es el tiempo empleado en el presente para ahorrar tiempo en el futuro para el propio directivo y/o para la organización: tiempo destinado a la formación y adiestramiento de empleados, dedicado a planificar, a hacer contactos para el futuro, a pensar creativamente, a zanjar disputas y obtener acuerdos, a diseñar impresos estándares útiles.
• Tiempo de retribución inmediata: Es el que se destina a alguna actividad con resultados inmediatos como, por ejemplo, delegar tareas, ayudar a un empleado a resolver un problema, etc.
• Tiempo desperdiciado: El que transcurre sin hacer nada provechoso sin obtener ningún adelanto en la cosa de que se trata. O bien en caso que sí se esté haciendo algo se hace mal y hay que volver a repetir.