Dirección eficaz de proyectos y equipos de alto rendimiento: funciones y subsistemas

Funciones del director de proyectos

• Definir los objetivos
• Organizar los recursos
• Efectuar la planificación
• Establecer presupuestos
• Coordinar la ejecución
• Controlar los resultados obtenidos con respecto a los objetivos propuestos

Subsistemas que forman el sistema de dirección de proyectos

• Planificación

  • Identificación de los objetivos
  • Realización de los planes y programaciones de consecución
  • Identificación de medios disponibles en la propia organización y externos

• Organización

  Define el tipo de organización de proyectos que se utilizará.

• Control

  Selecciona los patrones de medida y referencia (checkpoints) para la programación del presupuesto y la calidad técnica de los trabajos.

• Información

  • Canales de información formales — mediante informes
  • Canales de información informales — mediante reuniones

• Tecnología

  Características específicas del proyecto y conocimiento de componentes y sistemas a desarrollar.

• Cultura de la empresa

  • Relaciones formales
  • Relaciones informales

Grupo de trabajo y equipo de trabajo

Grupo de trabajo: es un conjunto de personas que cooperan pero que no forman un equipo. Un equipo requiere un nivel mayor de compromiso personal.

Equipo de trabajo: es algo más que un grupo de personas que trabajan juntas. Es un conjunto de personas con habilidades complementarias que están comprometidas en un propósito con objetivos de rendimiento y con enfoques comunes, en el que todos son responsables ante todos.

Tipos de equipo

• Equipo de proyecto → Equipo de Alto Rendimiento (Full time)
• Equipo mixto o matricial (Tiempo compartido)

Características de un equipo de proyecto de alto rendimiento

• Un alto alcance u objetivos compartidos
• Un sentido de identidad del equipo
• Una estructura dirigida por resultados
• Miembros del equipo competentes
• Un compromiso con el equipo
• Confianza mutua
• Interdependencia entre miembros del equipo
• Comunicación efectiva
• Un sentido de autonomía
• Un sentido de enriquecimiento
• Tamaño del equipo pequeño
• Un alto nivel de disfrute

Dirección de un equipo de proyecto de alto rendimiento

• Establecer el alcance del proyecto y determinar los objetivos del proyecto.
• Establecer los puntos de control, las actividades, las relaciones y las estimaciones de tiempo; si es necesario, realizar un cambio en el alcance.
• Dirigir al equipo como un equipo, fomentando la responsabilidad por las acciones.
• Delegar las tareas en el equipo de proyecto de forma clara, estimulante y con apoyo.
• Permitir que el equipo decida los detalles sobre cómo realizar las tareas, incluyendo la asignación de responsabilidades individuales.
• Reforzar el sentido de responsabilidad y la moral del grupo de proyecto.
• Mantener informados a todos los miembros sobre las acciones y decisiones efectuadas.
• Vitalizar a los componentes del grupo mediante la construcción de un consenso.
• Encausar el poder propio y el de los demás miembros del equipo.
• Favorecer la asunción de riesgo y la creatividad.

Ventajas de un equipo de proyecto de alto rendimiento

• Mayor productividad
• Costes iniciales menores
• Menor riesgo de problemas con el personal
• Menos cambios de personal
• Reducción de la inactividad