Diseño y Optimización de Perfiles Laborales: Claves para la Gestión de Puestos

Fundamentos de la Descripción y Optimización de Puestos de Trabajo

Conceptos Clave en la Gestión de Puestos

• Tarea: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del puesto.
• Puesto: Conjunto de funciones con una composición definida dentro de una estructura organizacional. Consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para alcanzar los objetivos de una organización.
• Descripción de Puesto (DP): Documento que proporciona información detallada acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto, así como las especificaciones requeridas para el mismo.

Es importante destacar que la descripción de puesto es el resultado de un proceso previo de análisis de puesto, el cual identifica las tareas, cometidos y responsabilidades de un rol laboral específico.

Importancia y Aplicaciones de la Descripción de Puestos

La correcta elaboración de descripciones de puestos es fundamental para diversas áreas de la gestión de Recursos Humanos, incluyendo:

• Reclutamiento y Selección: Permite definir el perfil ideal del candidato.
• Capacitación y Formación: Identifica las necesidades de desarrollo de habilidades.
• Determinación de la Remuneración: Facilita la asignación de salarios justos y equitativos.
• Evaluación de Desempeño: Establece los criterios y expectativas para medir el rendimiento.
• Desarrollo de Carrera: Ayuda a establecer planes de crecimiento profesional dentro de la organización.
• Claridad de Funciones: Asegura que todas las tareas y responsabilidades inherentes al puesto estén claramente definidas.

Criterios para la Evaluación y Clasificación de Puestos

Existen diversos criterios para abordar la evaluación de puestos, entre los que se destacan:

• Según el nivel jerárquico del puesto.
• Según el grado de formación o cualificación requerido.
• Según los resultados esperados en la gestión o desempeño.
• Según los Recursos Humanos (RRHH) que maneja el puesto.

Proceso de Elaboración de Descripciones de Puestos

La creación de una descripción de puesto efectiva sigue una serie de pasos estructurados:

1. Relevamiento de Información: Recopilación inicial de datos sobre el puesto.
2. Análisis de la Información: Interpretación y estructuración de los datos relevados.
3. Validación del Puesto: Confirmación de que el puesto cumple con lo estipulado en el conjunto de incumbencias y objetivos organizacionales.

Una vez completados estos tres pasos, se procede a la descripción formal del puesto, la cual debe incluir los siguientes elementos:

• Identificación del Puesto: Nombre del puesto y, si aplica, el ocupante actual.
• Descripción General: Resumen del puesto y su ubicación dentro de la estructura organizacional.
• Cometidos y Responsabilidades: Explicación detallada de qué se hace en el puesto, cómo se debe hacer y por qué es importante.
• Especificaciones Mínimas del Puesto: Características necesarias (conocimientos, habilidades, aptitudes) para el desarrollo adecuado de dicho puesto.

La definición precisa del puesto es crucial para el diseño de un perfil de selección adecuado y para establecer estándares claros para la medición del desempeño.

Métodos para la Recopilación de Información del Puesto

Para obtener la información necesaria para la descripción de un puesto, se pueden emplear diversos métodos:

Entrevista

Es un método dirigido y estructurado, que utiliza un cuestionario para registrar la información. Se realiza tanto al ocupante del cargo como a su supervisor, ya que algunos empleados pueden tener tendencia a exagerar sus responsabilidades reales. Se enfoca directamente en las incumbencias del puesto.

Observación Directa

Este método no es aplicable a todos los puestos. Generalmente, se utiliza cuando las tareas son realizadas por personas con poca capacitación y, por lo tanto, no pueden describirlas apropiadamente. Consiste en observar al trabajador en el desarrollo de las tareas de su puesto y registrar las observaciones. Es útil principalmente para reunir información sobre puestos que requieren habilidades manuales, pero suele ser insuficiente cuando predominan las habilidades mentales.

Cuestionarios

Herramientas escritas diseñadas para recopilar y plasmar la información relevante sobre el puesto de manera sistemática.

Método Mixto

Un proceso de descripción de puestos rara vez utiliza un único método de forma exclusiva. A menudo, una combinación de métodos resulta más apropiada y completa, permitiendo una visión integral del rol.

Información Esencial para una Descripción de Puesto Completa

Para elaborar una descripción de puesto exhaustiva, es necesario recopilar información sobre los siguientes aspectos:

• Las actividades y tareas que se realizan.
• Los comportamientos esperados en el desempeño del puesto.
• El rendimiento o los resultados esperados.
• Los elementos necesarios para realizar el trabajo (ej. tecnología, maquinaria, herramientas).
• El grado de relación con otras áreas y el contexto organizacional en el que se realiza el puesto.
• Los requerimientos en cuanto a las características personales del ocupante (ej. esfuerzo físico, capacidad mental, habilidades interpersonales).