Documentación y albarán en operaciones de grupaje: procesos, documentos y responsabilidades

Documentación de grupaje (parte teórico-práctica)

3. Certificado de recepción: Una vez recogida la mercancía se genera el certificado de recepción, donde se reflejan los datos de la partida y se da fe de su entrada en las instalaciones del transitario para su consolidación con el resto de partidas de carga al transporte internacional.

4. Lista de carga

4. Lista de carga: Se genera con todas las partidas que van a formar el viaje o camión. La lista de carga permite que, en el almacén, se organice la mercancía, se cargue en el camión y se estibe con criterios de seguridad y rentabilidad. La lista de carga no tiene un formato fijo; debe contener la siguiente información:

• Matrícula del camión.
• Fecha de salida de la mercancía.
• Destino.
• Orden de instrucción en el vehículo.
• Número de bultos.
• kg (peso).
• Cubicaje/volumen.
• Remitente / destinatario.
• Observaciones.

5. Orden de carga

5. Orden de carga: Se genera por la subcontratación del servicio a una empresa de transportes; es un documento de carácter contractual por el que se manda una orden al transportista o a la empresa de transporte sobre la carga a transportar. Existen dos tipos de órdenes de carga:

1. Entre cliente y transitario: El cliente envía una reserva al transitario en la que se especifican los bienes a transportar, fechas de entrega, etc.
2. Entre transitario y empresa de transporte: Aparece, además, el precio pactado entre ambas empresas para la realización del viaje.

7. Documento de cierre‑aviso

7. Documento de cierre‑aviso: Se envía a los diferentes corresponsales con los siguientes datos:

• Asunto: número de viaje.
• Remitente: quién lo envía y a quién va dirigido.
• Fechas.
• Destino.
• Matrícula del camión.

Por cada partida, además de estos datos, aparecerán: datos de remitente y destinatario, número de bultos, kg, Incoterm utilizado, número de partida y observaciones.

Albarán

Albarán: Se genera un albarán de recogida que funciona como orden de carga interna y que pasará al departamento de nacional. Es cada vez más habitual que el transitario sea el operador logístico del cliente, por lo que la mercancía se encuentre en el almacén del transitario.

Funcionamiento del albarán

Funcionamiento del albarán: El albarán tiene el siguiente proceso operativo:

1. El vendedor genera el documento junto con tres copias; en total se firman los cuatro documentos (original + 3 copias).
2. El vendedor entrega la mercancía, previa revisión, al transportista. En ese momento se firman los cuatro documentos por las partes implicadas.
3. El transportista se queda con la mercancía y con las tres copias del albarán.
4. Al llegar al lugar de entrega, se revisa la mercancía y se firman las tres copias (ya se cuenta con la firma de los tres agentes que han intervenido en la operación). El comprador se queda con la mercancía y con una copia. El transportista se queda con otra copia y tiene la obligación de enviar la copia firmada por los tres agentes al vendedor, dejando sin valor la primera copia firmada únicamente por vendedor y transportista.

Notas importantes

• Responsabilidades: El albarán acredita la entrega física de la mercancía y es prueba de la operación entre vendedor, transportista y comprador.
• Control documental: Mantener coordinación entre certificado de recepción, lista de carga, orden de carga y albarán es esencial para una consolidación segura y eficiente en grupaje.