Documentación Clave en el Proceso de Compraventa: Pedidos, Albaranes y Facturas

El Ciclo Documental de la Compraventa

Se inicia con la petición del producto o servicio y finaliza con la entrega o presentación del servicio y el pago. Los documentos de este proceso se utilizan como justificante de una relación comercial entre comprador y vendedor.

1. Solicitud del pedido
2. Recepción de la solicitud del pedido
3. Aceptación del pedido
4. Preparación del pedido
5. Envío de albarán y mercancía
6. Recepción de mercancía y aceptación del albarán
7. Emisión de factura
8. Recepción de pedido y conformidad
9. Envío del pago de la factura (1689 C)(23457 V)

La Nota de Pedido

Es un documento comercial mediante el cual el comprador solicita al vendedor una relación de artículos y acuerda las condiciones de las compras.

Si las condiciones de la compraventa no se han pactado previamente, o están pendientes de ser confirmadas por el vendedor, el documento comercial se denomina propuesta de pedido o pedido condicional. Los medios más habituales utilizados para la realización del pedido son por carta, por teléfono, por vía telemática o a través de representante o agente comercial.

La utilización de un medio u otro dependerá de:

1. Del tipo de relación entre proveedor y cliente.
2. De la urgencia del pedido.
3. De los medios técnicos con que se cuente.
4. Si el pedido se realiza a través de un agente comercial se denomina preventa, y en este sistema es el representante del proveedor quien rellena el formulario.

El Contenido del Pedido

Debe contener una información mínima para que el proveedor pueda preparar la solicitud ajustándose a las condiciones pactadas o comunicadas por el cliente, y así evitar confusiones y errores. Se debe realizar una copia del mismo para comprobar en el momento de la recepción de la mercancía que esta se ajusta a lo solicitado, y en caso contrario solicitar una modificación.

El Albarán

Es el documento comercial emitido por el vendedor en el que figuran las mercancías suministradas a un cliente, para que dé su conformidad o anote sus objeciones. Es la prueba documental de que la mercancía ha sido entregada al cliente y sirve de documento base para la emisión de la factura. Se emiten un original y tres copias. El vendedor se queda con el original y una copia, mientras se entrega la segunda al transportista. La tercera se la queda el cliente al aceptar la mercancía.

Plazos de Reclamación por Daños y Proceso de Recepción

Existen dos plazos:

1. Por posibles defectos que no son reconocibles en el momento de la entrega, del comprador al vendedor: treinta días desde la recepción.
2. Si ha recibido menos o más mercancía de la solicitada, o esta tiene defectos apreciables a simple vista, el plazo expira al momento de la entrega, o a los siete días si los productos se entregan embalados.

La Factura

Es un documento que emite el vendedor y que acredita legalmente la operación de compraventa.

Gastos: Transporte, portes, seguro, envases y embalajes.

Descuentos: Comercial, por volumen o rappel, por pronto pago.

La Factura Simplificada. El Tique

Es el documento que constituye la factura cuando el importe no es superior a 400€ (IVA incluido) en las operaciones autorizadas por hacienda que no exceda de 3000€.

La Factura Electrónica

Es el documento comercial emitido en formato electrónico por el vendedor con unas condiciones de seguridad, que reemplaza a la factura en soporte papel y que tiene su mismo valor legal. Para que el contenido del archivo no se pueda manipular y esté asegurada la autenticidad del vendedor hay tres medios:

• Firma digital: que otorga autenticidad al documento al confirmar la identidad del emisor.
• Sistemas tipo EDI (Intercambio electrónico de datos): homologan los documentos y facilitan la comunicación.
• Certificado digital: que los datos no se modifiquen, asegura su integridad.