Documentación Contable Esencial: Cuentas Anuales y Libros Obligatorios

Documentación Contable Fundamental en la Empresa

Las cuentas anuales son los estados financieros que deben elaborar obligatoriamente las empresas constituidas como sociedades al finalizar cada ejercicio económico, con el objeto de proporcionar información financiera y económica.

A) Estados Financieros que Forman Parte de las Cuentas Anuales

La obligación incluye cuatro estados financieros esenciales:

• El Balance.
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• La Memoria.

Para algunas compañías, también es obligatorio el Estado de Flujos de Efectivo.

Las cuentas deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. En el caso de los empresarios individuales, la presentación de la cuenta es voluntaria, y de este modo se da publicidad a la empresa.

Modelos de Cuentas Anuales en la Legislación Española

La legislación española contempla dos modelos:

1. Modelo Normal: Es el más amplio.
2. Modelo Abreviado: Es un modelo más simple que podrá ser utilizado por aquellas sociedades que reúnan ciertos requisitos.

B) Características de la Información Contenida en las Cuentas Anuales

La información presentada debe cumplir con las siguientes características:

1. Comprensible
2. Relevante
3. Fiable
4. Comparable
5. Oportuna

Libros Contables Principales

Libro Diario

Se emplea para registrar por orden cronológico todas las operaciones económicas. El registro se debe hacer diariamente. Su importancia reside en que representa la historia de la actividad económica de la empresa.

Asientos Contables

Las anotaciones realizadas en el libro diario se denominan asientos contables. Estos se anotan según el método de partida doble, realizando dos anotaciones: una en el Debe y otra en el Haber.

Libro de Inventario

Este libro proporciona, de una manera muy completa, la información sobre la situación de la compañía.

Contenido del Libro de Inventario

Se abre con el balance de situación inicial de la empresa al comienzo del ejercicio y termina con las cuentas anuales. Entre el balance inicial y el final se incluyen los llamados balances de comprobación de sumas y saldos, que sirven para detectar posibles errores. Por último, se debe incluir un cierre del inventario del ejercicio.

Libro Mayor

Este libro es voluntario, aunque por su utilidad todas las empresas lo mantienen. Es, simplemente, el conjunto de todas las cuentas abiertas por la empresa en un momento determinado. El formato más sencillo para su representación es la forma de T.