Documentación Empresarial: Tipos, Manuales y Estructura

Importancia de la Documentación

Regularmente, entre las diferentes áreas funcionales, existe la tendencia a no documentar los procesos. Esto conduce a la pérdida de controles y a que la actividad se vuelva mecánica.

Tipos de Documentos

1. Memorándums: Comunicaciones cortas para expresar una pauta, norma o decisión de un funcionario a otro u a un grupo de personas sobre un tema definido.
2. Instructivos: Documentos puntuales y específicos que norman detalladamente la forma de llevar a cabo un procedimiento.
3. Circulares: Instrumentos para comunicar a un gran número de personas situaciones o guías de acción específicas.
4. Manuales: Organización lógica y ordenada de todos los procedimientos bajo el esquema de un libro actualizable.
5. Narrativas: Narraciones detalladas y descriptivas de un procedimiento y de todos los pasos que lo componen.

Tipos de Manuales

1. Manual de Organización: Incluye los aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.
2. Manual de Políticas: Documenta todas las guías de acción generales de una empresa en distintas áreas como: Recursos Humanos, Mercadeo, Finanzas, Producción, etc.
3. Manual de Normas y Procedimientos: Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.
4. Manual para Especialistas: Manuales creados para una función determinada, por ejemplo, el manual del vendedor, del visitador médico, etc.
5. Manual para Empleados: Formatos o libros donde se plasman los deberes y derechos del empleado.
6. Manual de Propósitos Múltiples: Manuales utilizados cuando las empresas son pequeñas y no requieren manuales especializados para cada área funcional. Este manual incluye todo.
7. Manual de Contabilidad: Indica las pautas contables requeridas por la empresa, bajo las normas, políticas, procedimientos y principios de contabilidad generalmente aceptados.

Estructura de un Manual

1. Índice Numérico: Descripción detallada de los distintos capítulos e ítems que comprende el manual con la especificación del número de página.
2. Introducción: Sección que presenta el manual, explicando su propósito y los objetivos perseguidos.
3. Instrucciones para su Uso:
   1. Estructura del manual, su disposición y los fundamentos de los capítulos en los cuales está dividido el contenido.
   2. Explicación del sistema de codificación utilizado.
   3. Explicación de la forma de utilizar los índices numérico y temático.
   4. Forma de identificar las revisiones y actualizaciones del manual.
   5. A qué personal debe recurrirse para realizar consultas sobre temas o consideraciones.