Documentación y Gestión del Pedido de Mercancías: Tipos, Formalización y Presupuestos
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El Pedido de Mercancías
El Pedido
Cuando en una empresa se detecta la necesidad de mercancías, se procederá a realizar pedidos a los proveedores que se hayan seleccionado.
Formalización de los Pedidos
El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:
- Por carta, fax o correo electrónico.
- Con una nota de pedido.
- Por teléfono.
- Mediante agente comercial o representante.
Clases de Pedidos
Pedido en Firme
Se da cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación.
Pedido Condicional
Surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor y la materialización del pedido está condicionada a que se llegue a un acuerdo entre ambas partes.
La Nota de Pedido
En la nota de pedido se indican los siguientes datos:
- Identificación del comprador y el vendedor.
- Número de orden del pedido.
- Fecha de emisión.
- Dirección en la que deben entregarse las mercancías.
- Unidades y descripciones de los artículos solicitados.
- Precios unitarios e importes parciales y totales.
- Fecha de entrega, o fechas ya pactadas si el envío es fraccionado.
- Condiciones, forma y plazo de pago.
- Descuentos solicitados.
- Medio de transporte utilizado.
- Nombre del agente comercial que haya intervenido.
- Firma del peticionario o persona autorizada.
La Carta de Pedido
Cuando el comprador no dispone de impresos de pedido, o considera conveniente establecer una comunicación de carácter más personal, puede realizar sus pedidos mediante carta.
Carta de Confirmación de Pedido
La carta de confirmación de pedido se envía en el momento en el que se recibe una carta de pedido.
Carta de Incidencias
En las relaciones comerciales se pueden presentar situaciones que provocan modificaciones o anulaciones de los pedidos que se han realizado.
Modificaciones
Deben comunicarse con la máxima urgencia, explicando muy claramente las causas de las modificaciones.
Anulaciones
Pueden deberse a múltiples causas, algunas atribuibles al proveedor y otras al comprador.
Carta de Denegación del Pedido
Existen circunstancias en las relaciones comerciales que ocasionan que los proveedores deban denegar el envío de alguna mercancía solicitada. Las causas pueden ser:
- Falta de existencias.
- No poder cumplir las condiciones exigidas por el comprador.
- Tener conocimiento de informes poco favorables sobre el comprador.
Los Presupuestos de Obras o Servicios
Es un documento previo al contrato, creado por el oferente del servicio para hacer constar todas las condiciones específicas relativas a la operación.
El cliente puede pedir un presupuesto por escrito para comparar ofertas. El prestador se lo entregará antes del servicio, salvo renuncia escrita por parte del cliente, la cual debe incluir la frase: “Renuncio al presupuesto”.