Documentación Mercantil Clave: Facturas, Albaranes y Efectos Comerciales

Documentación Mercantil Esencial en Transacciones Comerciales

1. Distinción Crucial entre Albarán y Factura

Es fundamental comprender las diferencias entre estos dos documentos clave en cualquier operación de compraventa:

• Albarán:
  • Es un documento provisional.
  • Sirve como justificante de la salida de la mercancía.
  • No incluye el IVA.
• Factura:
  • Es un documento definitivo y constituye una acreditación legal.
  • Es válida para cualquier reclamación legal.
  • Incluye el IVA.

Una diferencia adicional relevante es la obligación de conservación: la factura es obligatoria conservarla durante seis años, mientras que el albarán no tiene esta misma exigencia legal.

2. Documentación Asociada a Operaciones de Compraventa

Las transacciones comerciales implican el manejo de varios documentos, que incluyen:

1. La hoja de pedido.
2. El albarán.
3. Factura.
4. Hoja de gastos.
5. Hoja de abonos.

Además, en el ámbito de los medios de pago y cobro, se encuentran:

• Recibo.
• Vale o pagaré.
• Cheque.
• Letra de cambio.

3. Concepto y Documentación de los Descuentos por Volumen (Rapeells)

¿Qué son los *Rapeells* por cantidad?

Son las bonificaciones que el vendedor concede al comprador cuando este supera una determinada cantidad de mercancía adquirida.

¿Qué documentos se utilizan para gestionar los *Rapeells*?

Generalmente, se utilizan la nota de abono, las facturas correspondientes y, en ocasiones, cheques para la liquidación.

4. Excepciones a la Obligatoriedad de Datos de Identificación en Facturas

Existen ciertos supuestos donde los datos de identificación completos del cliente no son estrictamente necesarios en la factura:

• Transporte público.
• Servicio de hostelería.
• Restaurantes.
• Aparcamientos.
• Venta al por menor.
• Espectáculos públicos.

5. Roles en la Letra de Cambio

La letra de cambio involucra varios actores con funciones específicas:

• Librador: Es quien crea la letra y emite la orden de pago dirigida al librado.
• Librado: Es la persona o entidad designada que debe hacerse cargo del pago de la letra a su vencimiento.
• Tomador: Es la persona física o jurídica a cuyo favor debe efectuarse el pago.
• Avalista: Es quien garantiza el cumplimiento de la obligación de pago del importe de la letra en su vencimiento por parte del librador; en caso de incumplimiento, el avalista asume la responsabilidad.

6. Clasificación de Cheques según el Beneficiario

Los cheques se clasifican según la persona que recibirá el importe:

• Cheque al portador: Puede ser pagado a cualquier persona que lo presente al cobro.
• Cheque nominativo: Únicamente puede ser cobrado por el beneficiario designado, quien deberá identificarse mediante un documento acreditativo de su identidad.
• Cheque cruzado: Se caracteriza por tener dos líneas paralelas que lo cruzan en diagonal. Si en el interior de estas líneas se anota la expresión "banco y compañía" o similar, solo puede cobrarse mediante abono en una cuenta corriente, impidiendo el cobro en metálico.

7. Utilidad Específica del Cheque Cruzado

La utilidad especial del cheque cruzado radica en su mecanismo de cobro restringido. Como se mencionó, la presencia de las líneas paralelas (con o sin anotaciones específicas como "banco y compañía") obliga a que el pago se realice exclusivamente mediante abono en una cuenta corriente, lo que impide su cobro directo en efectivo.