Documentación en Operaciones de Compraventa: Conceptos y Diferencias Clave
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Diferencias entre Hoja de Pedidos y Albarán
Una hoja de pedido es un documento donde se indican las solicitudes de compra.
El albarán es el documento que justifica que las mercancías que se pidieron han sido entregadas al cliente. Lo confecciona el proveedor y acompaña la mercancía durante el transporte.
Requisitos de las Facturas
- Número y serie de factura.
- Nombre, apellidos, razón social y NIF del destinatario.
- Importe de la operación.
- Descripción de la operación.
- Fecha y lugar de emisión.
- Tipo de IVA y cuota.
Formas de Vencimiento de las Letras de Cambio
- A la vista: la letra vence cuando el tenedor de la letra decide presentarla al prestatario.
- A fecha fija: la letra vence en la fecha indicada en la misma.
- A días o meses de la fecha: la letra vence una vez transcurridos los días que se indican en la misma. Los meses se contabilizan de fecha en fecha.
Definición de Nota de Gastos
Son los gastos ocasionados por una compraventa. Pueden ser facturados junto a las mercancías.
El Librado en una Letra de Cambio y en un Cheque
Letra de Cambio
El librado es quien debe hacerse cargo del pago de la letra a su vencimiento.
Cheque
El cheque es un documento que da la orden de pagar una determinada cantidad. Quien ha de pagar (librado) generalmente es el banco.
Distribución de las Copias del Albarán
El albarán suele tener varias copias, generalmente 3 o 4, de diferentes colores. Dos copias son para el comprador; una de ellas se la queda y la otra la devuelve firmada al vendedor. Una o dos copias se las queda el vendedor para sus operaciones internas.
Diferencias entre Albarán y Factura
- El albarán es un documento provisional. Es un justificante de salida de género y no incluye el IVA.
- La factura es un documento definitivo, una acreditación legal. Es válida para cualquier reclamación e incluye el IVA.
Documentación en Operaciones de Compraventa
Los documentos más comunes en una operación de compraventa son:
- Hoja de pedido
- Albarán
- Factura
- Nota de gastos
- Nota de abonos
- Recibo
- Vale o pagaré
- Cheque
- Letra de cambio
Rappels por Cantidad
Los rappels por cantidad son las bonificaciones que concede el vendedor al comprador cuando este supera una determinada cantidad en la mercancía adquirida.
Documentos Utilizados en Rappels
Los documentos que se utilizan para gestionar los rappels son: notas de abono, facturas y cheques.
Datos de Identificación en Facturas: Casos Necesarios
Los datos de identificación en facturas son necesarios en los siguientes casos:
- Transporte público
- Servicios de hostelería
- Restaurantes
- Aparcamientos
- Venta al por menor
- Espectáculos públicos