Documentación Tributaria Esencial: RUT, Pie de Imprenta y Constancia DGI

Disposiciones Generales de los Documentos Probatorios

1. RUT (Registro Único del Tributario)

La DGI es una unidad administrativa del Estado que, entre sus cometidos, tiene el de determinar e individualizar a los contribuyentes. Para cumplir con este cometido, otorga a cada contribuyente un número de inscripción que se denomina RUT. El mismo consta de 12 dígitos.

Para una mejor comprensión, a continuación, desarrollaremos un ejemplo: RUT 21 000332 001 4

Analizando este ejemplo, observamos que:

• 21: Los dos primeros dígitos determinan el lugar de inscripción. Si un contribuyente se inscribe en Montevideo y se traslada posteriormente a Tacuarembó, mantiene el mismo número. Si dentro de una localidad existen diferentes lugares de inscripción, los números serán diferentes dentro de esa localidad.
• 000332: Estos seis números son secuenciales y son adjudicados por la computadora de la DGI.
• 001: Estos números determinan la cantidad de sucursales con contabilidad propia. El ejemplo dado indica que existe una sola casa con contabilidad propia.
• 4: Corresponde al dígito verificador, que pone de manifiesto posibles errores en la transcripción de los dígitos precedentes.

2. Pie de Imprenta

Según la legislación vigente, la documentación probatoria de circulación externa a la empresa debe llevar obligatoriamente lo que se denomina Pie de Imprenta. Este consta de los siguientes elementos:

• Numeración inicial y final de la emisión.
• Cantidad de vías.
• Fecha de emisión.
• Razón social de la imprenta.
• RUT de la imprenta.
• Número de orden de trabajo.
• Leyenda 'Imprenta autorizada'.
• Constancia (12 dígitos para control de la DGI).

3. Constancia a Incluir en la Documentación de Ventas

Los contribuyentes del IVA deben incluir en la documentación de ventas (facturas, boletas de contado, notas de crédito y notas de débito) una constancia de estar al día con el tributo y tener vigente el certificado único de la DGI.

Dicha constancia debe estar impresa en la documentación o estampada mediante sello de goma o equipo electrónico, pudiendo la DGI aceptar otros sistemas para instrumentar la solicitud del contribuyente. La constancia implica que la empresa ha cumplido oportunamente con las obligaciones sustanciales y formales que acreditan que está al día con el IVA a la fecha de emisión del documento, no liberando de responsabilidad a la empresa, sus titulares o responsables, salvo causas externas que deberán ser probadas por el interesado.