El Documento y la Documentación: Conceptos Clave y Procesos

El Documento

Un documento es información fiable fijada a un soporte, que sea capaz de conservarla y transmitirla.

Tipos de Documentos

• Por su naturaleza: audiovisuales, visuales, auditivos, hipertextuales.
• Según soporte: único, variable.
• Según contenido: primarios, secundarios.

El Documento Digital

Un documento digital es información que contiene un ordenador, viaja por la red y sigue siendo fiable.

Hipertexto

El hipertexto es un modelo de documento digital que se caracteriza por su fragmentación con enlaces entre el mismo u otros. La unidad básica es el nodo, anclaje o destino del enlace.

Metadatos: datos que aportan información sobre otros datos.

ISBN

El ISBN (International Standard Book Number) es la numeración internacional que recibe cada obra. Es un valor único en el mundo, irrepetible y exclusivo del soporte. No es obligatorio para publicar la obra y no cubre el derecho a la propiedad privada.

Criterios de Selección de Fuentes en la Red

• Que esté actualizada.
• Información fiable.
• Enlaces.
• Fuentes oficiales.
• Informaciones datadas.
• Separar grano de paja.

Ruido documental: sobreinformación.

Silencio documental: falta de información.

Documentación

La documentación es la ciencia que estudia el proceso de recoger y organizar informaciones fiables con el fin de que resulten accesibles y puedan servir para la elaboración de nuevas informaciones.

Razón de Ser

• Producción masiva de la información.
• Desarrollo de las industrias de la información.
• Impacto de las tecnologías en la sociedad y la educación.
• Información como poder.
• Internacionalización y unificación.

Objetivos

• Que no se pierda información.
• Que se pueda recuperar la información de forma rápida y segura.

Función de la Documentación en los Medios de Comunicación

• Función previsora, Función preparatoria: anticiparse a las noticias previsibles, permite llevar a cabo una buena preparación de la información.
• Función crítico-verificadora, Función Completiva, Función Informativa, Función Orientadora: los documentalistas ponen sus técnicas y conocimientos al servicio de los medios.
• Función profesional, Función probatoria.

Documentación Informativa

La documentación informativa estudia el proceso de recoger, organizar, analizar y transmitir informaciones actuales y fiables a través de los medios de comunicación.

Unidades Documentales

• Biblioteca: seleccionan, tratan, conservan y ponen a disposición la información.
• Archivo: colecciones de documentos anteriores, generados por una persona o grupo. Documentos únicos.
• Centros de documentación: seleccionan, tratan, conservan y ponen a disposición la información.
• Centros especializados: datos concretos, función triple: organizadora, transformadora y dinamizadora. Difusión, no solo conservación. Información ajena y propia.

Proceso Documental

El proceso documental comprende las acciones que se realizan sobre los documentos para que estén listos para los usuarios. Se trata de tener control sobre los documentos. Antes: archivos, bibliotecas, centros. Ahora: red.

Tratamiento Documental

El tratamiento documental transforma el documento para ser usado, define de qué trata el documento. Debe ser claro, conciso, preciso, fiel, ordenado y con estilo.

La Indización

La indización es la selección de una o varias nociones que identifiquen el documento, adecuándolas a un lenguaje determinado.

• Lenguaje natural: lenguaje que utilizamos normalmente para comunicarnos, no supone cambio de palabras. Los motores de búsqueda lo utilizan. Distintos términos para un concepto.
• Lenguaje documental: conjunto de términos o frases convencionales, utilizados para representar el contenido de un documento. Sirve de puente. No puede tener ambigüedad. Ha de ser preciso y tener un solo significado.

Léxicos Documentales

• Uniterms: términos únicos, combinación de vocabulario.
• Tesauro: es la lista de palabras o términos empleados para representar conceptos.