Documentos Administrativos y Empresariales: Guía Práctica

Documentos Administrativos y Empresariales: Una Visión General

A continuación, se describen los documentos más comunes en el ámbito administrativo y empresarial:

Circular

Documento cuyo contenido interesa de igual manera a muchas personas, y lo único que varía de una a otra es el nombre del destinatario. La firma suele ir impresa, no autógrafa. En general, son cartas que no requieren una respuesta.

Aviso

Sirve para informar a los empleados sobre ciertos hechos que pueden interesarles, como comunicar la próxima campaña de vacunación contra la gripe. Se redacta en un lenguaje sencillo y comprensible para todos. Suele ir encabezado con alguna de las fórmulas: AVISO, ANUNCIO... Se coloca en un sitio visible en el tablón de anuncios.

Memorándum

Es un mensaje escrito interdepartamental. Para las comunicaciones internas, lo más habitual es el uso del teléfono o la comunicación verbal directa; no obstante, si es necesario dejar constancia escrita, se recurre al memorándum. Puede ser para solicitar un informe de otro departamento, acompañar un informe, etc. Tanto el aviso como el comunicado de régimen interno carecen de fórmulas de saludo y despedida, aunque sí van fechados y firmados por la persona que los emite, o incluyen el sello del departamento correspondiente.

Informe

Es el documento que recoge una serie de datos o una sucesión de hechos y acontecimientos, que están narrados de manera objetiva. El informe tiene dos características esenciales: objetividad y esencialidad.

Convocatoria

Es un llamamiento a una reunión o una asamblea. En la convocatoria, además de la fecha, hora y lugar de reunión, se informa sobre los aspectos que se van a tratar, la relación de puntos a discutir; es lo que se denomina orden del día, que en la mayoría de los casos contempla alguno de los siguientes puntos:

• Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
• Elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión.
• Ruegos y preguntas, o preguntas de sugerencia.

Acta

Es la crónica de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o asamblea. El acta contiene lo siguiente:

• Lugar, fecha y hora.
• Asistentes.
• Asuntos.
• Resultados.
• Acuerdos.
• Intervenciones.
• Finalización.

Instancia

Es el escrito que se emplea para solicitar algo de la Administración Pública.

Consta de:

• Encabezamiento: Se incluyen datos de la persona; si el solicitante es una empresa, se identifica el nombre y NIF, junto a los de la persona física.
• Cuerpo: Parte fundamental, se compone de la exposición de los hechos en los que se fundamenta la solicitud. Va precedido de las expresiones: expone.

Recurso

Documento que se dirige a un órgano de la administración pública que ha dictado una resolución con la que el interesado, que es el firmante del documento, no está de acuerdo. Por medio del recurso se pide a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.

Certificado

Se emplea para dejar constancia de algún hecho, ya que tiene valor probatorio.