Documentos Administrativos: Funciones, Características y Tipos

Funciones Principales de los Documentos Administrativos

Los documentos administrativos cumplen dos funciones esenciales:

• Constancia de actos: Garantizan la conservación de los actos administrativos y permiten demostrar su existencia.
• Comunicación: Sirven como medio de transmisión de información, tanto interna como externamente.

Características de los Documentos Administrativos

Para ser considerados como tales, los documentos administrativos deben reunir las siguientes características:

• Producen efectos: Siempre generan efectos, ya sea frente a la propia administración o a terceros.
• Emitidos por un órgano administrativo: Son generados por una entidad perteneciente a la Administración Pública.
• Validez: Un documento es válido cuando cumple con los requisitos formales y sustantivos establecidos por las normas.

Requisitos Básicos de los Soportes de los Documentos Administrativos

Los soportes de los documentos administrativos deben cumplir con estos requisitos:

• Autenticidad: Deben acreditar y autentificar el documento.
• Integridad: Deben garantizar la unidad del documento.
• Conservación: Deben asegurar la preservación del documento, evitando su deterioro.
• Recepción: Deben garantizar la compatibilidad con los medios del destinatario.

Documentos de Decisión

• Acuerdo: Documento que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes.
• Resolución: Contiene decisiones del órgano competente que ponen fin al procedimiento administrativo.

Documentos de Transmisión o Comunicación

• Notificación: Documento mediante el cual la administración comunica a un interesado una resolución o acuerdo.
• Publicación: Inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios, etc.
• Oficio: Se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes administraciones públicas.
• Nota interior: Comunica a las unidades adscritas a un mismo órgano superior.

Documentos de Constancia

• Acta: Acredita hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
• Certificado: Acredita hechos o situaciones de carácter administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en relaciones jurídico-privadas.

Documentos de los Ciudadanos

• Denuncia: Documento por el cual cualquier persona pone en conocimiento de la Administración la existencia de hechos o situaciones que pueden dar lugar al inicio de un procedimiento.
• Solicitud: Documento que contiene una o varias peticiones que un particular hace a un organismo administrativo.
• Alegaciones: Documentos presentados por los interesados en un procedimiento para aportar datos y valoraciones que deben ser considerados al dictar la resolución.
• Reclamaciones: Requisito previo al ejercicio de acciones fundadas en Derecho Privado o Laboral contra cualquier Administración Pública, salvo que una ley establezca lo contrario.

Revisión de los Actos Administrativos

Los actos administrativos no siempre son definitivos. Los interesados pueden recurrirlos ante la propia Administración si la ley lo permite (lo que significa que la resolución no agota la vía administrativa). La revisión puede ser:

• De oficio por la Administración.
• Mediante un recurso interpuesto por el interesado.
• Por revocación del acto por la Administración.

Recursos Administrativos

Recurso de Alzada

Se interpone contra actos que no ponen fin a la vía administrativa o aquellos de trámite que impiden la continuación del procedimiento o provocan indefensión ante un órgano.

Recurso Potestativo de Reposición

Los actos administrativos que pongan fin a la vía administrativa podrán ser recurridos mediante este recurso ante el mismo órgano que los dictó, o ser impugnados directamente.

Recurso Extraordinario de Revisión

Se puede interponer contra actos firmes en vía administrativa, ante el órgano que los dictó, cuando:

• Al dictarlos se hubiera incurrido en error de hecho.
• Aparezcan documentos de valor esencial para la resolución del asunto.
• Testimonios declarados falsos por resolución judicial.
• Resolución consecuencia de prevaricación, cohecho, etc.

Recurso Contencioso-Administrativo

Cuando un ciudadano ha interpuesto ante la administración todos los recursos posibles y quiere seguir reclamando, debe dirigirse a los tribunales para que sean resueltos por vía judicial, a través de la jurisdicción contencioso-administrativa, presentando este recurso.

Decisiones de los Tribunales

Las decisiones de los tribunales pueden dar lugar a:

• Estimación del recurso contencioso-administrativo y anulación del acto recurrido: la administración dictará un nuevo acto o fijará una indemnización por daños y perjuicios.
• Declaración del recurso contencioso-administrativo como inadmisible.
• Desestimación del recurso: el recurso es válido.

Presentación de Solicitudes, Escritos y Comunicaciones

Los ciudadanos pueden dirigir sus solicitudes, escritos y comunicaciones a la administración en:

• Los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan.
• Los registros de cualquier órgano administrativo.
• Las oficinas de Correos.
• Las representaciones diplomáticas u oficinas consulares.
• Cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones legales.