Documentos Administrativos: Solicitud y Certificado

Solicitud o Instancia

Es un documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a la Administración Pública. La persona física o jurídica que presenta la solicitud lo hace por interés legítimo para obtener aquello que le corresponde. Este tipo de documentos se presentan en el Registro de Entrada del organismo al que van dirigidos, se recomienda entregar originales y copia para que el interesado tenga justificante sellado con la fecha de entrega y el número de registro. Los modelos de solicitud serán establecidos por la propia administración cuando se prevea un número elevado de solicitudes como por ejemplo al convocar oposiciones. Las solicitudes se redactan en tercera persona y en papel A4, su contenido es:

Encabezado

Contiene los datos del solicitante y en su caso del representante legal, nombre y apellidos, número de DNI, domicilio completo, teléfono de contacto y en algunos casos lugar de nacimiento y nacionalidad.

Exposición

Se inicia con la palabra “EXPONE”. En el espacio inferior se explica de forma clara y breve los motivos o razones por los cuales se presenta la solicitud, si existen varios motivos se exponen en párrafos diferentes y numerados.

Solicitud

Se identifica con la palabra “SOLICITA” al igual que en la exposición se expresa la petición de forma resumida y esquemática.

Relación de documentos

Aquí se reflejan los documentos que acompañan a la solicitud cuando estos sean necesarios. Este apartado se inicia con la fórmula “A esta solicitud se acompañan los siguientes documentos” y se pone un listado de los documentos que se entregan con la solicitud.

Notificaciones

El interesado debe indicar el medio (correo, fax, etc.) por el que quiere recibir la contestación y el lugar (domicilio en el que se desea recibir la notificación). Este apartado no figurará cuando a la solicitud no se le de una respuesta personalizada, como en el caso de las solicitudes presentadas para oposiciones.

Lugar y Fecha

Se indicará la localidad y la fecha separada por una coma.

Firma del Solicitante. Identificación del órgano al que se dirige

Dependencia administrativa o persona a la que se dirige la solicitud, generalmente se escribe en mayúsculas.

Certificado

Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho o situación determinada con el fin de que produzca determinados efectos jurídicos. El certificado se redacta en tercera persona y lo expiden personas autorizadas para ellos, perteneciente tanto a la administración pública como a la empresa privada. El contenido del certificado es el siguiente:

Encabezado

En la parte superior del papel llevará el membrete del organismo o de la empresa que lo emite. El responsable final del documento es una persona física concreta que en nombre de dicha organización da fe o certifica. Su nombre así como el cargo o la responsabilidad que asume en la organización aparecen en el encabezamiento, unas líneas por debajo del membrete.

Cuerpo

Comienza con la formula “CERTIFICA” escrita en mayúsculas y seguida de dos puntos (:)

Cierre

Se pondrá el lugar y fecha, precedida de alguna de las fórmulas siguientes:

• Y para que conste a los efectos oportunos, firma el presente certificado en …
• Y para que conste donde y cuando proceda, firma …
• Y para que conste a los efectos oportunos y a petición del interesado, firma…

La firma llevará la rúbrica de la persona que certifica cuyos datos encabezan el certificado, en este caso, no es necesario escribir el nombre, apellidos y cargo que ocupa pues ya aparecen en el encabezamiento.
En ocasiones, además de esa firma lleva el visto bueno de un superior jerárquico y por último deberá figurar el sello de la empresa u organismo.

empresa u organismo.