Documentos clave en la compraventa y gestión empresarial: Tipos y funciones

Documentos clave en la compraventa y gestión empresarial

La empresa y su finalidad

La empresa tiene como finalidad principal el autoempleo y la obtención de beneficios económicos a través de la prestación de bienes o servicios.

Documento de compraventa: El pedido

El pedido es un documento donde el cliente solicita al proveedor ciertos bienes o servicios, especificando características, plazos y precios.

Representación de la empresa: La empresa se representa a través de su nombre, logotipo, dirección, teléfono, etc., que suelen aparecer impresos en sus documentos.

El albarán: Justificante de entrega

El albarán es un documento que acompaña la entrega de mercancía. Detalla características, cantidad, datos del comprador y vendedor. Tiene una doble finalidad:

• Justificar la salida de la mercancía del almacén.
• Acreditar la entrega al cliente.

Se emiten varias copias:

• Almacén.
• Departamento de ventas.
• Dos para el cliente (una firmada se devuelve a la empresa proveedora).

La factura: Acreditación legal de la operación

La factura acredita legalmente la prestación de servicios o la compraventa. El proveedor la envía al cliente. Incluye datos identificativos, precio unitario, impuestos y el plazo de pago.

Tipos de factura:

• Completa.
• Simplificada.
• Tiques (en casos específicos).

Documentos de pago y cobro

Pago al contado: Puede incluir descuentos.

Pago aplazado: Ventajas:

• Adquirir productos sin liquidez inmediata.
• Evitar gastos de financiación ajena.
• Reducir costes de almacenaje (en algunos casos).

Documentos específicos

• Recibo: Documento donde una persona reconoce haber recibido dinero de otra. Se utilizan talonarios con dos partes: el recibo (se entrega a quien efectúa el pago) y la matriz (queda en el talonario como justificante para la empresa).
• Letra de cambio: Título de crédito formal y completo. Una persona (librador) ordena a otra (librado) el pago, en un lugar y fecha determinados, a la orden del mandante o de un tercero (tomador).
• Cheque: Título valor. Una persona (librador) ordena a una entidad de crédito (librado) el pago de una cantidad de dinero, previamente depositada, a la orden del mandante o de un tercero (tomador).
• Pagaré: Título valor por el que una persona física (firmante) se obliga a pagar a otra (beneficiario), o a su orden, una cantidad de dinero en una fecha y lugar determinados.

La letra de cambio: Detalles

Función económica:

• Medio de pago.
• Instrumento de concesión de crédito.
• Obtención de dinero y beneficios.

Tipos:

• Comercial.
• Financiera.
• De favor.

Elementos personales:

• Librador.
• Librado.
• Tomador.

Elementos formales: Timbre, lugar y fecha de libramiento, mandato de pago, importe, cantidad, vencimiento, domicilio de pago, cláusulas, nombre y domicilio del librado; nombre, domicilio y firma del librador, aceptación, aval, endoso y espacio para otras declaraciones.

El cheque: Detalles

Elementos personales: Librador, librado y tomador.

Formas de emisión:

• Al portador.
• Nominativos.
• A la orden.

Cheques especiales:

• Cruzado.
• Para abonar en cuenta.
• Conformado.

El pagaré: Diferencias con la letra y el cheque

El pagaré es una promesa de pago, mientras que la letra y el cheque son mandatos de pago.

Requisitos formales: Se requieren unos requisitos básicos que deben constar en el documento.