Documentos Clave en la Comunicación Empresarial y Administrativa

Tipos de Documentos en la Comunicación Empresarial

En el ámbito empresarial y administrativo, la comunicación escrita se materializa a través de diversos documentos, cada uno con una finalidad específica.

Documentos de Comunicación Empresarial

• Circular

  Se utiliza para comunicar un hecho a otra empresa o a particulares, y a veces en comunicaciones internas.

• Saluda

  Documento de carácter protocolario que usan los directivos y los profesionales liberales para realizar agradecimientos, invitaciones y similares.

• Certificado

  Mediante este documento se deja constancia escrita de un hecho o actuación.

Clases de Cartas Comerciales

• Cartas de Informes

  Se utilizan para dar a conocer en profundidad algún aspecto relacionado con el ámbito empresarial.

• Cartas de Oferta o Promoción

  Se emplean para dar a conocer un nuevo producto o servicio, o para promocionar uno ya existente, con el fin de que el cliente se interese por él y se anime a comprarlo.

• Cartas de Pedido

  Se utilizan para solicitar mercancía a un proveedor. El pedido puede hacerse mediante carta, impreso o llamada telefónica.

• Cartas de Reclamación

  Se emplean cuando una de las partes del contrato no cumple lo pactado. La carta permite comunicarle ese incumplimiento, manteniendo siempre un tono cortés y educado.

Documentos Administrativos

Son los documentos emitidos por los organismos públicos en sus comunicaciones, tanto con particulares y empresas como entre sí.

Tipos de Documentos Administrativos

• Solicitud o Instancia

  Para solicitar algo a un organismo público.

• Oficio

  Comunicar una información oficial. Es el escrito que, de forma muy frecuente, utilizan los organismos oficiales para comunicar información oficial a otros órganos de la Administración, o a empresas y particulares.

• Notificación

  Comunicar la resolución o el acuerdo de un órgano administrativo.

• Recurso

  Mostrar disconformidad con una resolución administrativa.

• Declaración

  Dar fe de la veracidad de un hecho.

• Publicación o Anuncio

  Acreditar la veracidad de un hecho o disposición.

El Archivo Empresarial

El archivo es el lugar donde se guardan y custodian los documentos de la empresa, y también el conjunto de dichos documentos debidamente ordenados según ciertos criterios de clasificación.

Finalidad del Archivo

La finalidad del archivo se divide en razones técnicas y legales:

Razones Técnicas

• Debe garantizar la conservación de la documentación.
• Optimizar la localización de los documentos.
• Constituir un centro de formación e información.

Razones Legales

• El Artículo 30 del Código de Comercio obliga a las personas a guardar la documentación durante 6 años a partir de la última anotación.
• Existen documentos que deben guardarse indefinidamente.

Estilos de Cartas Comerciales

Existen diferentes estilos para la redacción de cartas comerciales, que varían en la alineación de sus elementos:

• Full Block o Bloque Extremo

  La carta permanece alineada completamente al lado izquierdo.

• Block o Bloque

  La fecha se sitúa a la derecha; la dirección, el saludo, la línea de referencia y los párrafos se alinean a la izquierda; el cierre y la firma van a la derecha.

• Semibloque

  La fecha se sitúa a la derecha; la dirección y el saludo a la izquierda; en el párrafo se utiliza sangría; el cierre y la firma van en el centro.

• Simplificada

  No tiene saludo ni cierre, y todas las líneas se alinean a la izquierda, sin sangría.