Documentos Clave de Comunicación Externa Empresarial y Administrativa

Comunicación Externa: Definición y Tipos Documentales

La Comunicación Externa engloba aquellos documentos que permiten a la empresa y a la Administración relacionarse con agentes externos como clientes, proveedores y entidades gubernamentales, entre otros.

Documentos Clave de Comunicación Externa

Entre los que destacan:

1. La Carta

Documento utilizado para dirigirse a otras empresas o a particulares, los cuales pueden ser clientes, trabajadores, colaboradores, etc.

Carta Comercial

Documento de apoyo a la actividad comercial. Busca darse a conocer en el mercado o bien promocionar sus productos.

Estructura de la Carta

• Encabezamiento:
  • Izquierda: La identificación del remitente.
  • Derecha: Nombre y dirección del destinatario, fecha de la carta y asunto.
• Cuerpo del Contenido: Saludo, texto principal y despedida.
• Cierre: Nombre, firma y cargo de la persona que se responsabiliza de la carta.

Carta Circular

Comunica alguna noticia o información de interés general.

Estilos de Cartas

Moderno, Moderno Modificado, Profesional y Evolucionado.

2. La Invitación

Documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.

Estructura de la Invitación

• Membrete.
• Lugar y fecha.
• Saludo al destinatario.
• Motivo.
• Petición de confirmación de asistencia.
• Despedida.

3. El Saluda

Documento de carácter breve y ceremonioso que se utiliza con motivo de agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de carácter social.

Características Distintivas

• Redacción sencilla, sincera y cortés.
• Tamaño cuartilla.
• Se redacta en tercera persona y no lleva la firma de la persona que lo remite.
• No figura la dirección del destinatario.

Estructura del Saluda

• Encabezado: Cargo de la persona remitente y la palabra "Saluda".
• Cuerpo: Contenido.
• Cierre: Frase cortés.

4. Instancia o Solicitud

Documento que se utiliza para solicitar formalmente algo a la Administración Pública.

5. El Oficio

Documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública, utilizado para comunicarse entre sí y con los particulares.

6. El Certificado

Documento mediante el que se da fe o se certifica formalmente algún asunto.

Estructura del Certificado

• Encabezado: Nombre, DNI y cargo del certificador.
• Fórmula: "Certifica que…".
• Párrafo de cierre.
• Cargo, firma y sello.

Soporte del Proceso de Documentación Escrita

El Soporte del Proceso de Documentación Escrita es el medio a través del que se produce la comunicación, siendo, en el caso del medio escrito, el material o formato en el que se escribe.