Documentos Clave en la Gestión Comercial: Pedidos, Albaranes y EDI

¿Qué es un Documento Comercial?

Un documento es información estructurada en soporte material o medio electrónico cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que intervienen.

Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y sus Ventajas

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) permite que el cliente reciba información más rápida y completa. Sus beneficios incluyen:

• Evitar errores y pérdidas en el envío de documentos.
• Reducir costes administrativos y retrasos en cobros y pagos.
• Proporcionar un tratamiento acelerado de pedidos.
• Mejorar la gestión de stock.
• Mejorar el tratamiento de la información.

El Pedido: Definición y Tipos

Un pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.

Según la Forma

• Normal: Se utiliza para solicitar mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo.
• Programado: Se utiliza para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades.
• Abierto: Se emite para solicitar una cantidad total aproximada, sin que suponga un compromiso firme inicial.

Según el Material o Propósito

• Extraordinario: Se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo para un fin concreto.
• De reposición: Aquel cuya iniciativa de compra parte del almacén.
• De servicio u obra: Se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado.
• Habitual de material o mercancía: Sirve para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta.

Hoja de Solicitud Interna

La hoja de solicitud es un documento interno que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa o desde el punto de venta al almacén central.

El Albarán o Nota de Entrega

El albarán (o nota de entrega) es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante de que la mercancía ha sido entregada al cliente y también como guía para confeccionar la factura. Existen dos excepciones principales: cuando se sustituye por una nota de entrega específica al transportista y cuando se exporta la mercancía, caso en el que se confecciona el packing list.

Albarán Valorado

El albarán valorado es un modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía. Sirve al mismo tiempo como nota de entrega de la mercancía y justificante de compra.

Registro y Control de Mercancías Recibidas

El registro y alta de la mercancía en el almacén no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen errores. Para ello, se realiza una inspección que consiste en:

• Comprobar que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden con los del pedido al cual corresponde.
• Contar los bultos descargados y examinar si existen daños externos.
• Realizar un recuento de los artículos recibidos y contrastarlo con los que aparecen relacionados en el albarán de entrega y con los solicitados en el pedido.

Hoja de Recepción

La hoja de recepción es un documento que confecciona la empresa para dejar constancia de las mercancías recibidas y su ubicación en el almacén.