Documentos Clave en el Proceso de Compraventa

COMPRAVENTA 3: Documentos Esenciales

El Presupuesto

El presupuesto es un documento expedido por la parte vendedora donde se detalla la oferta de unos determinados bienes y servicios, reflejando también la forma de pago, el plazo de entrega y el periodo de vigencia de dicha oferta. Es un documento previo a la compraventa, siendo vinculante únicamente para el vendedor por el tiempo de vigencia de la oferta; el comprador solo estará comprometido cuando lo acepte, bien mediante la firma del documento o bien de forma tácita cuando acepte recibir los bienes y servicios ofrecidos por el vendedor. Una vez aceptado, se formaliza la venta.

El Pedido

El pedido es una petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los bienes y servicios solicitados.

Clases de Pedidos

Atendiendo al conocimiento que las partes tengan de las condiciones de la operación, los pedidos se pueden clasificar en:

• Pedidos en Firme

  Cuando el comprador y vendedor están de acuerdo con las condiciones de la operación o bien se hayan negociado previamente y se hayan plasmado en algún tipo de contrato. El documento que se utiliza se denomina nota de pedido.

• Pedidos Condicionales

  Surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor, por ejemplo con respecto al precio, a los descuentos, a los plazos de entrega, al transporte, etc. El documento que se utiliza se denomina propuesta de pedido.

Formalización del Pedido

Los pedidos se pueden formalizar de la siguiente manera:

• Por teléfono.
• Carta, fax o correo electrónico.
• Con una nota de pedido.
• Mediante un agente comercial o representante.

La Nota de Pedido

La nota de pedido es un documento que utilizan las empresas para que, a través de él, los clientes soliciten la mercancía deseada. Se extiende por duplicado o triplicado: el original se lo queda la empresa y la copia se entrega al cliente. La nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa, pero debe contener como mínimo los siguientes datos:

• Lugar y fecha en los que se hace el pedido, número de orden.
• Identificación del comprador y del vendedor.
• Detalle de las mercancías pedidas: clase, calidad, número de unidades.
• Condiciones de pago y entrega: aclarando si en el precio está incluido el IVA o no.
• Firma del comprador.

La Propuesta de Pedido

La propuesta de pedido son impresos que las empresas proporcionan a sus agentes comerciales y representantes para recoger los pedidos de los clientes. Se firma por triplicado, siendo el original para el proveedor. Los datos que contiene son los mismos que la nota de pedido, e incluye además el nombre del agente que interviene en la operación.

El Albarán

El albarán, también conocido como nota de remisión o nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de algún producto o la prestación de un servicio. La función de este documento es principalmente la de demostrar la existencia de una transacción, dejando constancia del momento y de la forma en que se ha llevado a cabo.

Tipos de Albarán

Existen dos tipos de albaranes que, si bien son semejantes, cumplen funciones distintas:

• Albarán Valorado

  En él no solo se consignan los datos que demuestran la existencia de una transacción, sino que también se debe incluir el precio individual de cada mercancía, los impuestos, los descuentos y el valor total de la operación.

• Albarán sin Valorar

  Al no valorar económicamente la mercancía, debe mostrar solamente la cantidad de la mercancía y hacer una descripción de ella. Aquí no se deja constancia ni del valor unitario ni del precio final de la operación.

El uso de uno u otro tipo de albarán depende del momento en que se emite la factura y también de las exigencias de cada cliente.