Documentos Comerciales y Administrativos: Estructura y Propósito

Los documentos comerciales y administrativos son herramientas fundamentales para la comunicación formal en el ámbito empresarial y oficial. A continuación, se detallan las características y estructuras de los tipos más comunes:

Cartas Comerciales

Una carta comercial es un documento que una empresa o persona envía a otra para tratar asuntos de índole comercial. Estos escritos sirven para confirmar lo pactado o aprobado y son un fiel reflejo de la imagen de la empresa. Generalmente, se redactan a ordenador y se caracterizan por un trato formal, nunca se tutea.

Partes de una Carta Comercial:

• Encabezamiento
• Salutación
• Cuerpo de la carta
• Despedida
• Firma

Informes

Un informe es el resultado de una pequeña investigación. Requiere un léxico especializado con palabras técnicas y debe estar debidamente documentado.

Partes de un Informe:

• Título: Indica claramente el tema a tratar.
• Introducción: Sitúa al lector en el asunto.
• Exposición: Desarrollo del contenido.
• Reflexión: Valoración de lo expuesto y crítica de la situación.
• Proyección futura: Planteamiento de posibles alternativas.

Tipos de Informe:

• Propiamente dichos: La empresa informa sobre un hecho concreto.
• De mercado: Informan sobre locales de la zona, tendencias, etc.
• Técnicos: Detallan avances o información relevante de otras empresas en el ámbito técnico.
• Personales: Presentan características de nuevas personas con el fin de establecer un contrato.
• Comerciales: Facilitan el estudio de proveedores o condiciones de negocio.

Certificado (Correspondencia Oficial)

Un certificado es un documento que da fe de un hecho. Es una forma de correspondencia oficial.

Partes de un Certificado:

• Encabezamiento: Incluye el nombre del expedidor y su cargo.
• Cuerpo: Se inicia con la palabra "certifica", seguida de "que". Si se certifican varios hechos, se exponen en párrafos distintos. El último párrafo suele comenzar con "y para que así conste", indicando a petición de quién se expide.
• Pie: Firma y sello de la entidad emisora.

Oficio

Un oficio es un documento que permite la comunicación entre entidades o con particulares. Si el oficio es respuesta a una instancia, se denomina "Notificación". Se utiliza principalmente entre dos centros oficiales. Si la comunicación es de un centro oficial a un particular, suele enviarse una carta.

Partes de un Oficio:

• Encabezamiento: Indica quién expide el oficio.
• Exposición: Parte donde se explica el asunto a tratar.
• Despedida: Incluye la población, fecha, firma de quien lo envía con su cargo y sección. A la izquierda, se estampa el sello de la entidad.
• Pie: Contiene el nombre de la persona y organismo a quien va dirigido el oficio, así como el lugar de residencia del destinatario.