Documentos Comerciales Clave: Optimización de Operaciones y Control Financiero

Los documentos comerciales se definen como comprobantes escritos de las operaciones comerciales, bancarias, impositivas, etc., realizadas por una empresa en el desarrollo de sus actividades. Existe una diferencia fundamental entre un documento comercial y un comprobante, establecida por la siguiente relación: todos los documentos comerciales son comprobantes porque cumplen la condición de que salen de la empresa hacia un tercero y son recibidos por este. Mientras que pueden existir comprobantes que no se consideran documentos comerciales porque son utilizados internamente en la empresa y los terceros no se enteran de su contenido.

Funciones Esenciales de los Documentos Comerciales

Todos los documentos comerciales cumplen tres funciones específicas y generales:

• Función Contable

  Sirven de base para la registración contable en un libro de comercio, asegurando la trazabilidad de las operaciones.

• Función Jurídica

  Ante un problema judicial o reclamo, los documentos pueden ser utilizados como medio de prueba en un juicio, otorgando validez legal a las transacciones.

• Función de Control

  Permiten individualizar a las personas que intervienen en una operación. Por ejemplo, ante la compra de una materia prima, esta puede pasar por distintos sectores en la empresa antes de ser enviada al destinatario. En cada sector, el responsable firmará el comprobante, dejando constancia de que el sector cumplió su tarea, lo que facilita el control interno y la rendición de cuentas.

El Remito o Nota de Remisión

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado:

• El original, firmado por el vendedor, se entrega al adquirente.
• El duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos recibidos, queda en poder del vendedor y se destina a la sección de facturación para que proceda a la emisión de la factura.
• Por último, el triplicado permanece en la sección de depósito para constancia de las mercaderías salidas.

La Orden de Compra: Proceso y Elementos Clave

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Elementos Clave de una Orden de Compra

Una orden de compra debe incluir los siguientes aspectos:

• Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.
• Número de orden de compra.
• Nombre y dirección del proveedor.
• Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
• Términos de entrega y de pago.
• Cantidad de artículos solicitados.
• Número de catálogo.
• Descripción detallada de los artículos.
• Precio unitario y total.
• Costo de envío, de manejo, de seguro y otros costos relacionados.
• Costo total de la orden.
• Firma autorizada.

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registradas en la cuenta por pagar, y otra copia para el departamento de compras.

La Factura: Documento Central de la Compraventa

La factura es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo, la factura debe extenderse por duplicado:

• El original queda en poder del comprador.
• El duplicado queda para el vendedor y con él se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa; con ella queda concretada y concluida la operación, y es un documento fundamental de contabilidad y un medio de prueba legal irrefutable.