Documentos Comerciales, Contables, Informativos y Negociables

Resumen

El documento clasifica los documentos comerciales en contables, informativos y negociables. Explica para qué sirve cada uno, con ejemplos como el recibo de caja, el comprobante de egreso, la factura, el cheque, la letra de cambio y el pagaré. Incluye también las notas débito y crédito, que ajustan una cuenta por errores o cambios de condiciones.

Puntos clave

Los documentos comerciales sirven de soporte para registrar las operaciones en los libros de contabilidad.
Los documentos contables incluyen el recibo de caja, el comprobante de egreso, la consignación, la factura y el cheque.
Los documentos informativos incluyen la orden de producción, las remisiones, la cotización, los pedidos y la cuenta de cobro.
Los documentos negociables incluyen la letra de cambio, el CDT, el pagaré, los bonos y los cheques.
El recibo de caja se expide cuando la empresa recibe dinero, y se elaboran el original y dos copias.
La factura deja constancia de la compra o venta de un bien o servicio, con fecha, partes, descripción, valor y forma de pago.
La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.

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Documentos Comerciales

Son todos los documentos mediante los cuales una persona jurídica o natural puede comprobar la realización de sus diferentes operaciones comerciales, y sirven como soporte para los registros de las transacciones comerciales de una empresa en los libros de contabilidad.

Documentos Contables

Recibo de caja
Comprobante de egreso
Consignaciones
Facturas
Cheque

Documentos Informativos

Orden de producción
Remisiones
Cotización
Pedidos
Cuenta de cobro

Documentos Negociables

Letra de cambio
CDT
Pagare
Bonos
Cheques

Recibo de Caja

También llamado comprobante de ingreso, se expide cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa (efectivo, cheque), se elabora el original y dos copias.

Comprobante de Egreso

Llamado también comprobante de pago, es un documento que elabora la empresa al efectuar pagos por cualquier concepto, ya sea para atender la marcha de la administración, compra de mercancías, materias primas, útiles de oficina, etc...

Recibo de Consignación Bancaria

Es el comprobante donde se relacionan los depósitos de dinero (efectivo cheque) realizados por la empresa o personas naturales en sus cuentas corrientes que tienen entidades bancarias.

La Factura

Es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se especifica la fecha de la operación, el nombre de las partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.

El Cheque

Es un documento negociable (título valor), mediante el cual el titular de la cuenta bancaria (girador), paga a una persona natural o jurídica (beneficiario) una determinada suma de dinero.

Consignación

Se trata del acto y la consecuencia de consignar. Este verbo, por su parte, puede aludir a establecer una partida o un desembolso económico para la atención de ciertos gastos; a determinar un sitio para realizar algo en él; a destinar ciertos fondos al pago de rentas o deudas; a depositar o asignar algo; o a dejar asentada una opinión, un dato o un voto de manera formal o fehaciente.

Nota Débito y Crédito

Las notas de débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es un comprobante de egreso?

Es un documento que la empresa elabora al hacer pagos por cualquier concepto, como compras de mercancías, materias primas o útiles de oficina. También se llama comprobante de pago.

¿Qué es un cheque como documento negociable?

Es un título valor. Con él, el titular de la cuenta bancaria, llamado girador, paga a una persona natural o jurídica, llamada beneficiario, una suma de dinero.