Documentos Comerciales Esenciales: La Factura y Otros Comprobantes

La Factura

Es el documento que justifica y acredita legalmente una **operación** de compraventa o **prestación** de servicios.

Todas las facturas y sus copias deben contener los siguientes datos:

• **Datos del vendedor o emisor.**
• **Número** y, en su caso, serie.
• **Lugar y fecha de emisión.**
• **Datos del comprador o destinatario.**
• **Descripción de la operación:** comprende la relación de **artículos** y demás datos para el cálculo de la **base imponible.**
• **Observaciones:** forma de pago, domiciliación bancaria, etc.

Emisión, Entrega y Copias

De las facturas, hay que respetar las siguientes normas:

• Las facturas se deben expedir en el acto de la operación si el destinatario es un **consumidor final**. Cuando el destinatario sea un **empresario o un profesional**, el plazo de emisión es de **30 días naturales** a partir del momento en que se realice la operación, o el último día del mes cuando se realice por meses.
• La entrega de la factura puede ser: en el momento de la emisión, si el destinatario es un **consumidor final**, o dentro de los **30 días hábiles** siguientes a su emisión, cuando el destinatario es **empresario o profesional**.
• El vendedor solo puede expedir un **original** de cada factura, tique o vale, pero puede emitir los **duplicados** que sean necesarios.

Las facturas emitidas a un mismo destinatario pueden incluir varias operaciones, siempre y cuando la separación de cada una esté bien detallada.

Los consumidores no tenemos la **obligación** de guardar los tiques, pero si queremos cambiar algo, debemos tenerlos.

Conservación de las Facturas

El **vendedor** debe conservar la copia **6 años** a partir de la expiración de la operación reflejada en ella.

El **comprador** que tenga la condición de empresario debe conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente, durante:

• **6 años**
• **10 años** si ha adquirido bienes de uso para la empresa, como mobiliario o maquinaria.
• **15 años** en la compra de bienes inmuebles (locales, terrenos, etc.).

Rectificación de las Facturas

El **artículo 44 del Código de Comercio** dice: «Todos los libros y cuentas deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con **claridad y exactitud**, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Deberán salvarse los **errores u omisiones** inmediatamente que se adviertan.»

El **Real Decreto 2402/1985** establece: «Una vez expedida la factura, si tiene errores en mayor o menor cantidad, las rectificaciones se llevarán a cabo emitiendo un nuevo documento denominado **factura de rectificación**; en ella se ha de identificar la factura que se rectifica y las modificaciones practicadas. Las facturas de rectificación se numeran con series especiales, no deben seguir la misma **numeración** que el resto de facturas.»

Otros Documentos Comerciales

La Factura de Gastos

Se usa para reflejar los gastos que el vendedor paga a **terceras personas** en nombre y por cuenta del comprador.

Los Portes

Ocurre cuando el vendedor paga a un **transportista**, pero en caso de que el acuerdo fuese que lo paga el comprador, se emitiría la **nota de gastos** para recuperar el importe pagado.

Los Envases y Embalajes

Se facturan por separado cuando el producto no sale **envasado de fábrica** o el comprador solicita un **envase o embalaje especial**.

El Seguro

Gastos dedicados al seguro para asegurar la mercancía.

No llevará **IVA** si está realizado en nombre y por cuenta del cliente; en caso contrario, se consideraría como un servicio complementario y sí llevaría **IVA**.

La Factura de Rectificación (Nota de Abono)

Refleja las cantidades que por diversos conceptos el **vendedor** le tiene que devolver al **comprador**.

La **nota de abono o factura de rectificación** la emite el vendedor en los casos siguientes:

• **Devoluciones de mercancías**, envases, embalajes, etc.
• **Rappels o descuentos** que corresponden a varias operaciones o a un periodo determinado de tiempo.
• **Errores** después de expedida una factura.

Deben ir siempre con un **número o serie distintos** para no confundirlas con las de compraventa, ya que no las anulan, sino que las modifican. Se debe indicar la causa.

La E-factura (Factura Electrónica)

Es una **factura electrónica**, con **firma digital**, que sustituye por completo a la **factura en papel**.

**Factura telemática + firma digital = E-factura**

La Factura Proforma

**Factura** → Venta efectiva

**Proforma** → Oferta de venta

• **Licencia de importación:** autorización administrativa para efectuar la importación de una determinada mercancía.
• **Crédito documentario:** fórmula de pago/cobro bancario en operaciones de importación/exportación.

La Factura Consular

Es un requisito, aunque no generalizado, que es un documento **legalizado** por la **embajada o consulado** del país a donde va destinada la mercancía o por la **Cámara de Comercio** y que acompañará a la factura comercial.

La Carta de Portes

La utilizan las empresas que se dedican al **transporte de mercancías** para facturar a sus clientes el servicio prestado.

El contenido es:

• **Transportista** o empresa que presta el servicio.
• **Datos del cargador o remitente.**
• **Lugar de entrega y plazo máximo de entrega.**
• **Datos del consignatario o destinatario de la mercancía.**
• **Descripción de la mercancía**, número de bultos o paquetes, peso en kg, volumen, etc.
• **Forma de pago.**
• **Importe del servicio.**
• **Otros gastos:** por carga y descarga, seguro, etc.
• **Impuestos.**
• **Vehículo y firma del transportista.**
• **Fecha y hora de llegada a destino.**
• **Firma del cargador.**

El Tique de Venta

Si el destinatario es un **consumidor final**, se le dará un **tique**, a menos que solicite una **factura**. Si el importe es superior a **3.000 euros**, se debe emitir una factura.

Figuran los siguientes datos:

• **CIF o NIF**, **dirección completa**.
• **Fecha de expedición.**
• **Número correlativo** y, en su caso, serie.
• **Descripción de artículos**, **precio unitario**.
• **Importe parcial y total** con la expresión de **IVA incluido** o tipo impositivo aplicado.
• **Forma de pago.**