Documentos Comerciales: Tipos, Uso y Regulación en Ecuador
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Clasificación de los Documentos Comerciales
Los documentos comerciales se pueden clasificar en:
- Negociables y no negociables
- Internos y externos
- Autorizados por el Servicio de Rentas Internas (SRI)
Documentos Negociables
Los documentos mercantiles son negociables cuando sustituyen al dinero en efectivo, se convierten en efectivo o se pueden transferir a otra persona. Entre los más usuales tenemos:
- Cheques
- Letras de cambio
- Pagarés
- Acciones
Documentos No Negociables
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y, a la vez, prueban desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Entre los más usuales tenemos:
- Facturas
- Recibos
- Vales de caja
- Papeletas de depósito
Factoring: La Factura como Instrumento Financiero
En la actualidad, la factura puede ser negociable como un nuevo instrumento financiero, conocido como factoring.
Régimen de Facturación en Ecuador
Es el proceso a través del cual el SRI autoriza la emisión de documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios de cualquier naturaleza.
Comprobantes de Venta
Son los documentos que deben entregarse cuando se transfiere un bien o se presta un servicio. Estos incluyen:
- Facturas
- Notas de venta (RISE)
- Liquidaciones de compras de bienes y servicios
- Comprobantes de retención
- Guías de remisión
- Notas de crédito
- Notas de débito
- Tiquetes de máquinas registradoras
La Factura
Documento generalmente preimpreso que el vendedor entrega al comprador, sea este persona natural o jurídica, que tenga derecho a crédito tributario. En él se detallan las mercancías o servicios prestados.
La Nota de Venta
Documento generalmente preimpreso que el vendedor entrega al comprador, sea este persona natural (ejemplo: 0100194281001) o jurídica (ejemplo: 20503644968). En él se detalla la mercancía comprada. No sirve de sustento para el crédito tributario y solo lo emiten las personas que se encuentran en el sistema del RISE.
El Recibo
Es un documento en el cual quien firma reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa, por concepto de dinero u otra cosa. Un recibo o constancia de pago sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Los recibos, por lo general, se extienden por duplicado: el original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
El Vale de Caja
El vale de caja es un documento que sirve para la comprobación de gastos menores o préstamos que se incurren dentro de la empresa, por los cuales no se expide factura o comprobante de tipo fiscal.