Documentos Contables Esenciales y Obligaciones Mercantiles Empresariales

Cuentas Anuales: Pérdidas y Ganancias

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias explica cómo se ha formado el resultado de la empresa o ejercicio.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada

Esta versión divide la cuenta fundamentalmente en dos resultados:

• Resultado de la Explotación: Es el resultado procedente de la actividad económica principal de la empresa.
• Resultado Financiero: Es el resultado entre ingresos y gastos de naturaleza financiera (fundamentalmente, intereses de préstamos).

Cuenta de Pérdidas y Ganancias Normal

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias Normal recoge básicamente los mismos conceptos que la abreviada, pero con más detalle. Divide el resultado en dos bloques principales:

• El primer bloque corresponde a las operaciones continuadas, que incluyen el resultado de la explotación y el resultado financiero.
• El segundo bloque se refiere a las operaciones interrumpidas, que son líneas de negocio o áreas geográficas consideradas separadas del resto y que no constituyen una actividad continuada.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

Solo deben presentarlo las empresas que elaboran el balance normal, y consta de dos apartados:

• Estado de Gastos e Ingresos Reconocidos: Recoge todos los ingresos y gastos que se hayan producido en el periodo (grupos 6, 7, 8 y 9 del Plan General Contable). Los ingresos y gastos que se imputan directamente al patrimonio neto (por ejemplo, una subvención de capital) corresponden a los grupos 8 y 9 para las empresas que presentan el balance normal.
• Estado Total de Cambios en el Patrimonio Neto: Recoge e informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto durante el ejercicio, mostrando cómo se ha modificado.

Libros Contables Voluntarios

Dentro de los libros voluntarios, uno de los principales es el Libro Mayor. Aunque no es obligatorio, resulta imprescindible para la empresa, ya que en él se puede consultar el saldo de cada cuenta por separado.

Aspectos Clave de la Legislación Mercantil

Legalización de Libros Contables

Los empresarios deben presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio. Antiguamente, cuando se llevaban a mano, se presentaban antes de su uso para que se sellara el primer folio con una diligencia firmada indicando el número de hojas y el sello del registro en cada una. Actualmente, la legalización se realiza a posteriori, en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Se imprimen en hojas sueltas, se encuadernan y se llevan a legalizar (actualmente, también se pueden depositar con soportes informáticos).

Forma y Presentación

Los libros deberán ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras o tachaduras.

Conservación de Documentación

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia y demás documentación durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros, todo ello debidamente ordenado.

El cese de la actividad del empresario no exime de este deber. Si el empresario ha fallecido, sus herederos son quienes deben cumplir esta norma; y en caso de liquidación, la obligación recae en los liquidadores. Es importante destacar que, para la Agencia Tributaria, este plazo de conservación es de 4 años.

Valor Probatorio

El valor probatorio de los libros será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del derecho.

Secreto de la Contabilidad

La contabilidad de los libros es secreta. La comunicación de su contenido solo podrá decretarse por el juez, de oficio o a instancia de parte, en casos de sucesión, suspensión de pagos, quiebras, o cuando los socios o representantes legales tengan derecho a ello.

Publicidad de Cuentas Anuales

Las cuentas anuales deberán ser depositadas en el Registro Mercantil según un modelo obligatorio.

Para las sociedades, este depósito es obligatorio, mientras que para los empresarios individuales es voluntario.

En el caso de las sociedades, deben presentar sus cuentas anuales en el Registro en el plazo de un mes desde su aprobación. Además, tendrán que presentar otros documentos, como el informe de gestión (para las que elaboran balance normal) y el informe de auditoría (también para las que elaboran balance normal).