Documentos Empresariales Clave: Memorándum, Instancia, Certificado e Informe

Documentos Empresariales Clave

El mundo empresarial requiere de una comunicación efectiva y formalizada a través de diversos documentos. A continuación, se describen algunos de los más comunes:

Memorándum

El memorándum es una comunicación breve entre departamentos o personas de una misma empresa, utilizada para transmitir información específica o recordar un asunto. Se centra en un solo tema y se caracteriza por su claridad y concisión. Generalmente, es de corta extensión y no incluye saludos ni despedidas formales.

Instancia

La instancia es un documento formal utilizado para solicitar un servicio o beneficio a una organización o persona con la autoridad para concederlo. Su estructura incluye:

• Encabezamiento: Datos del solicitante.
• Cuerpo: Razones que motivan la petición.
• Petición: Exposición clara de la solicitud.
• Despedida: Lugar, fecha, firma e identificación del solicitante.
• Pie de página: Tratamiento y cargo del solicitante (en mayúsculas).

Certificado

Un certificado es un documento emitido por una persona con autoridad, que valida un hecho o situación específica. Su estructura típica es:

• Encabezamiento: Membrete de la empresa, nombre, apellidos y cargo del certificador.
• Cuerpo: Datos personales del solicitante y descripción del hecho certificado.
• Cierre: Lugar, fecha y firma.

Informe

El informe es un medio de comunicación utilizado para transmitir información relevante dentro y fuera de la empresa. Se elabora a solicitud de un superior o cliente, y su contenido es crucial para la toma de decisiones.

Tipos de Informes

Según el contenido:

• Personales: Información referida a personas.
• Comerciales: Información sobre la actividad de la empresa o temas de interés.

Según el ámbito:

• Internos: Elaborados por personal de la empresa sobre información interna.
• Externos: Elaborados por personas o entidades ajenas a la empresa.

Según la implicación:

• Expositivos: Presentación clara y objetiva de los hechos, con un orden lógico.
• Valorativos o Interpretativos: Análisis e interpretación subjetiva de los datos.
• Demostrativos: Exposición de datos para respaldar una tesis o idea.

Pasos para Elaborar un Informe

1. Esquema: Definir los puntos principales.
2. Fuentes de información: Determinar las fuentes.
3. Recopilación de datos: Recopilar la información necesaria.
4. Selección: Seleccionar la información relevante.
5. Organización: Organizar la información de manera lógica.
6. Redacción: Redactar el informe.

Es fundamental tener un motivo claro para realizar el informe, y este debe ser comprensible, breve, concreto, directo e impersonal, centrado en un solo tema.

Estructura de un Informe

Encabezamiento:

• Portada: Título, nombre del destinatario, departamento, autor y cargo, fecha y lugar.
• Índice: Organización de los contenidos con indicación de páginas.
• Introducción: Descripción del tema y metodología.
• Resumen: Idea principal del informe de forma concisa.

Cuerpo:

• Cuerpo del informe: Información objetiva detallada.
• Conclusión: Interpretación personal de los hechos y recomendaciones.

Apéndices:

• Anexos: Datos, tablas y gráficos para la comprensión global.
• Bibliografía: Libros, artículos y revistas utilizados como fuente de información.