Documentos Esenciales en la Actividad Económica: Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas

Documentos Clave en la Actividad Comercial

El Presupuesto

Tras las primeras negociaciones con el cliente, la empresa le presenta una propuesta comercial en la que detalla los productos y/o servicios, los plazos de ejecución y el coste de los mismos. A ese documento se le llama **presupuesto**.

La Hoja de Pedido

Si el cliente acepta el presupuesto, la empresa emite un **pedido**. El pedido es el documento que expide el cliente cuando solicita productos y/o servicios a su empresa proveedora y debe corresponderse con el presupuesto previo.

Aunque no existe un modelo oficial de pedido, sí que existen unos requisitos básicos que se deben incluir:

• Datos del comprador y vendedor: nombre, NIF o CIF, domicilio, teléfono, código postal, etc.
• Nº de pedido y fecha del mismo.
• Relación de artículos solicitados y cantidades pedidas.
• Precios de los artículos por unidad y total de artículos.
• Descuentos.
• Fecha y lugar de la entrega.
• Modo de envío.
• Condiciones de pago.
• Firma de la empresa que emite el pedido.

El Albarán

Es el documento que justifica que se ha entregado el pedido de mercancía o se ha realizado la prestación del servicio. Sirve como justificante de la salida de los artículos del almacén, y de la entrega del material o de la prestación del servicio y tiene los siguientes requisitos básicos:

• Nombre o razón social de las partes, CIF o NIF, dirección completa.
• Número de orden del albarán y del pedido al que corresponde.
• Lugar y fecha de envío y de entrega.
• Descripción de la mercancía.
• Nombre y firma de la empresa que emite el albarán.
• Espacio para firma del comprador que acredita haber recibido la mercancía.

La Factura

Es el documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella, se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor envía al cliente. La factura se confecciona con los datos consignados en el pedido y en el albarán.

El Ministerio de Economía regula de forma muy rigurosa la obligación de expedir factura. El contenido que debe incorporar la factura es:

1. Identificación completa del vendedor y del comprador.
2. Fecha de emisión y número de la factura.
3. El número de unidades, el precio por unidad y el total.
4. El IVA repercutido que proceda.
5. El importe total de la factura.

El Recibo

El **recibo** es un documento que expide la persona que recibe una determinada cantidad (el vendedor) para que sirva al que paga (el comprador) como justificante de que realiza la entrega de dinero y que detalla todos los elementos básicos relativos al pago efectuado.

Obligaciones Tributarias y la Agencia Tributaria

El poder ejecutivo del Estado, en sus distintos ámbitos territoriales, presta una serie de servicios públicos y acomete obras públicas en beneficio de todos. Para ello, necesita unos recursos económicos que obtiene principalmente de la recaudación tributaria. La **Agencia Tributaria** es el organismo público encargado de centralizar la gestión de los tributos del Estado. La **Ley General Tributaria (LGT)**, Ley 58/2003, de 17 de diciembre, define los tributos como «los ingresos públicos que consisten en prestaciones pecuniarias exigidas por una Administración pública como consecuencia de la realización del supuesto de hecho al que la ley vincula el deber de contribuir, con el fin primordial de obtener los ingresos necesarios para el sostenimiento de los gastos públicos». Los agentes económicos, tanto las personas físicas -en el papel de consumidores o en el de trabajadores- como las empresas, son los destinatarios básicos de esas obligaciones tributarias.

El Cheque

A lo largo de la vida de un cheque intervienen los siguientes sujetos:

• **Librador**: persona que emite el cheque y ordena el pago.
• **Librado**: entidad bancaria que recibe la orden de pago con los fondos que el librador tiene a su disposición.
• **Tenedor**: persona que se encuentra en posesión del título. Al primer tenedor se le denomina tomador.
• **Endosante**: persona distinta del librador que transmite el cheque mediante endoso.
• **Avalista**: persona que garantiza el pago del cheque si no lo hace el principal obligado al que él avala.