Documentos Esenciales de Compraventa: Pedido, Albarán y Factura en la Gestión Empresarial

Documentos Esenciales Relacionados con la Compraventa

La actividad diaria de la empresa genera un continuo movimiento de documentos que resultan de gran importancia desde el punto de vista administrativo. Los principales documentos relacionados con la compraventa son el pedido, el albarán y la factura. En determinados casos, también se elaboran otros tipos de documentos:

Documentos Preliminares a la Transacción

• Petición de Oferta: Es el encargo por parte del cliente para que se le oferte un producto o servicio. Puede ser verbal o por escrito.
• Presupuesto: Es un documento interno de la empresa que debe reflejar los costes reales del objeto a ofertar. Este documento es la base para la ejecución de la oferta. Su correcta elaboración forma parte y condiciona la rentabilidad de las decisiones y, por lo tanto, del crecimiento de la empresa.
• Oferta: Documento que la empresa entrega al cliente, en el que se reflejan precios, condiciones de pago, plazos de entrega, periodo de validez de la oferta, etc.

Documentos Clave de la Compraventa

El Pedido

Es una propuesta formal de compra por parte de la clientela hacia la empresa, para que esta acepte vender la mercancía pedida en las condiciones reflejadas. Se hace, al menos, por duplicado: el original se entrega a la empresa proveedora y el cliente se queda con una copia.

El Albarán

Este documento acompaña a las mercancías y en él se describe lo que contiene el envío. La persona receptora ha de comprobar que lo que figura en el albarán es lo que ha pedido y que es lo que realmente está recibiendo y, una vez comprobado, debe firmar el albarán.

La Factura

Este documento notifica al comprador la existencia de una deuda con el proveedor, derivada de una operación de compraventa. Suele emitirse después de comprobarse que el cliente ha manifestado su conformidad con el envío de la mercancía, o bien puede acompañar al envío, emitiéndose al mismo tiempo. En suministros de bienes o servicios es frecuente que se haga una única factura mensual correspondiente a las compras del cliente en el último mes.

Importancia Fiscal y Legal de la Factura

La factura es un documento especialmente importante por su función principal (exigencia de una deuda) y por su implicación fiscal. La contabilidad y la declaración de varios impuestos se basan en el contenido de las facturas, lo que implica que tanto comprador como vendedor deben conservar al menos una copia. Asimismo, sirven como documento acreditativo de la propiedad de determinados bienes.

Por todo ello, la legislación exige que se conserven las facturas, tiques o vales emitidos o recibidos, durante un mínimo de cuatro años.

Datos Mínimos Obligatorios en Toda Factura

Toda factura y sus copias contendrán, al menos, los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie, de manera que la numeración de las facturas sea correlativa.
• Nombre y apellidos (en el caso de personas físicas) o denominación social (en el de personas jurídicas) del vendedor y del comprador.
• Número de identificación fiscal (NIF) del vendedor y del comprador.
• Domicilio del vendedor y del comprador (este último no es necesario si se trata de una persona física que no desarrolla actividades empresariales o profesionales).
• Descripción de la operación, con detalle de los bienes y servicios que se intercambian y su precio unitario y total.
• Tipo tributario del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) a aplicar.
• Base Imponible: Es la cifra total del importe antes de aplicar el tipo de IVA.
• Cuota o Importe Total: Se obtiene aplicando a la base imponible el tipo de IVA correspondiente.
• Lugar y fecha de emisión.

Excepciones y Ventas al por Menor

En las ventas al por menor, transportes de personas, hostelería, actividades recreativas y cuando la factura no exceda de 60,10 €, se podrá poner a continuación del precio la expresión “IVA incluido” y el tipo aplicado.