Documentos Esenciales en la Comunicación Empresarial: Informes, Cartas y Notas

El Informe Empresarial

El informe es un tipo de comunicación que se emplea para transmitir información de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Suele ser muy útil para la toma de decisiones.

Tipos de Informes

Según el Contenido:

• Personales: Contienen información referida a personas.
• Comerciales: Se refieren a la actividad propia de la empresa.

Según el Ámbito:

• Internos: Elaborados por el personal de la empresa, con información interna.
• Externos: El informante es una persona o entidad ajena a la empresa.

Según la Aplicación:

• Expositivos: Exponen los hechos de forma clara y objetiva.
• Valorativos: Los hechos se analizan e interpretan de forma subjetiva.
• Demostrativos: Tratan de convencer sobre una tesis o idea.

Pasos para Elaborar un Informe

1. Elaborar un esquema.
2. Determinar las fuentes de información.
3. Recopilar datos.
4. Organizar la información.
5. Redactar el informe.

Estructura del Informe

• Encabezamiento:
  • Portada (es la primera impresión).
  • Índice (organización de los contenidos).
  • Introducción.
  • Resumen.
• Cuerpo:
  • Desarrollo (donde está contenida toda la información objetiva).
  • Conclusión.
• Apéndices:
  • Anexos (incluyen todos los datos, tablas y gráficos necesarios para la comprensión global).
  • Bibliografía.

Que un informe contenga todos estos apartados dependerá de su extensión y del tipo de informe que se trate.

La Carta Comercial

La carta comercial es, en sentido amplio, cualquier comunicación escrita entre empresas.

Estructura de la Carta Comercial

• Inicio, presentación o encabezamiento: Lugar y fecha, datos del remitente y destinatario, asunto o motivo de la carta, saludo.
• Contenido: Aquí se desarrollan las ideas que se quieren comunicar.
• Final: Despedida y firma.

Estilos de Cartas Comerciales

Existen diversos estilos, como:

• Moderno
• Moderno modificado
• Profesional
• Evolucionado

Personalización de Cartas y Sobres

Las cartas deben transmitir la identidad corporativa. Por tanto, el membrete y el logo deben incluirse tanto en el papel de carta como en el sobre.

Documentos Internos de la Empresa

Son comunicaciones escritas utilizadas dentro de la propia organización.

Tipos de Documentos Internos

• Convocatoria de reunión: Es un documento por el que se cita, de forma oficial, a determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea. Debe constar: fecha, hora, lugar de la reunión y orden del día.
• Acta de reunión: Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión. Debe contener: lugar, fecha y hora de la reunión; nombre de los asistentes; asuntos tratados según el orden del día de la convocatoria; resultados obtenidos en las deliberaciones; acuerdos alcanzados; intervenciones de los asistentes realizadas en el punto de ruegos y preguntas; hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes (o del secretario con el visto bueno del presidente).
• Nota interna: La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos o secciones de una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos.
• Saluda: Documento que normalmente usan las empresas, organismos públicos y autoridades para expresar agradecimiento, invitar a actos, informar de tomas de posesión, cambios de domicilio social, etc. Tiene un formato protocolario específico.
• Memorándum: Es una breve comunicación escrita entre departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien. Su estructura es muy parecida a la de una carta, pero su extensión es generalmente inferior. Además, no se emplean las acostumbradas formas de saludo y despedida de una carta.
• Instancia o Solicitud: Es un documento que se utiliza para pedir algún servicio o realizar una gestión ante un organismo (público o privado) o persona que puede concederlo. Sigue una estructura formal que incluye: encabezamiento (datos del solicitante y del destinatario), cuerpo (exposición de motivos), petición (lo que se solicita concretamente), despedida formal, pie (lugar, fecha y firma) y, a veces, una certificación.