Documentos Esenciales de Comunicación Interna en Organizaciones

La Comunicación Interna en Entidades: Conceptos y Tipos

Definición de Comunicación Interna

La comunicación interna en entidades surge para poner en contacto a sus miembros, departamentos o secciones dentro de la propia organización, como ocurre en el ámbito privado. Es fundamental para el correcto funcionamiento y la cohesión de cualquier estructura organizativa.

Tipos de Documentos de Comunicación Interna

Aviso

Los avisos son comunicaciones breves que se realizan con objeto de informar a un gran número de destinatarios. En ellas se utiliza:

• Un lenguaje sencillo y comprensible.
• Se destacan los puntos más importantes del comunicado.

Memorándum o Nota Interna

Se trata de informaciones internas escritas que son utilizadas entre departamentos o secciones de una empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etcétera. El memorándum tiene un tratamiento más formal que la nota interna; se trata de comunicación vertical descendente. Es utilizado por órganos jerárquicos superiores para dirigirse a órganos inferiores y dar instrucciones o solicitar información, mientras que la nota interna suele emplearse para realizar comunicaciones horizontales o verticales descendentes con menor nivel jerárquico.

Circular Interna

La circular interna es una comunicación formal de interés general emitida por una Administración Pública para informar sobre diversos aspectos de la Administración, en línea horizontal o descendente. Es emitida con el fin de dar a conocer una misma información a varios destinatarios de diferentes departamentos o áreas administrativas sin necesidad de realizar una comunicación individual. Es recomendable hacer referencia a un solo asunto en cada circular, detallando y precisando sobre él para evitar confusiones posteriores. La información que se transmite en este tipo de documentos suele adoptar forma de:

• Acuerdos
• Instrucciones
• Procedimientos
• Recomendaciones
• Interpretación de normas
• Decisiones
• Informes y avisos.

Oficio Interno

El oficio interno se trata de una comunicación formal interna, utilizada como instrumento de apoyo en la difusión de información de carácter interno y realizada por las áreas administrativas en el desempeño de sus funciones. Puede ser emitida por cualquiera de los niveles de la estructura de la organización, ya que aparece en la línea vertical ascendente o descendente y en forma horizontal. Los asuntos que se tratarán utilizando este tipo de comunicación son:

• Instrucciones
• Normas
• Órdenes
• Observaciones
• Avisos
• Recordatorios
• Gestiones y/o Peticiones
• Respuestas a Peticiones