Documentos Esenciales y Gestión de Stock en Operaciones Comerciales

1. El Pedido

Es la solicitud de mercancías que el comprador hace al vendedor bajo unas condiciones previamente pactadas. Puede presentar las siguientes características generales:

• Lo expide el comprador y lo recibe el vendedor.
• Como solicitud que es, no tiene necesariamente que responder a una forma determinada.
• Relaciona las mercancías que son objeto de compra y las condiciones de la operación comercial.
• Nace de un pacto previo entre las partes.

2. El Albarán

Es el documento emitido por el vendedor en el que se relacionan las mercancías enviadas correspondientes a un determinado pedido. Se pueden obtener las siguientes conclusiones:

• Es un documento que requiere ser escrito.
• Contiene la relación de mercancías de una determinada operación comercial.
• Es la consecuencia documental de un pedido.
• Acompaña a las mercancías.

3. La Hoja de Recepción

Es el documento que se utiliza para controlar la entrada efectiva de mercancías en el almacén y comprobar su correspondencia con el pedido.

4. La Factura

Es el documento expedido por el vendedor a cargo del comprador que acredita legalmente la compraventa de bienes. Se obtienen las siguientes conclusiones:

• Es un documento escrito.
• El vendedor lo expide para que el comprador pague el precio de la operación comercial.
• Se rige por la legislación vigente.

5. El Stock

Mercancías que se encuentran en la empresa acumuladas en un lugar determinado, en tránsito o inmersas en el proceso de producción. Se obtienen las siguientes ideas clave:

• El stock está compuesto por todas las mercancías en poder de la empresa.
• La mayor parte de las mercancías están en el almacén, acumuladas en un lugar, o bien tienen como origen algún almacén de la empresa.
• El stock debe ser objeto de la gestión empresarial.

Funciones del Stock

De estas ideas se pueden deducir las funciones del stock, que son:

• Acercamiento de la mercancía necesaria para la actividad empresarial.
• Compensación de las diferencias entre las previsiones de ventas.
• Control de parte del valor del inmovilizado de la empresa.

6. Funciones Básicas para la Gestión de Stock

• Previsión de la demanda: Esta función compete al departamento comercial de la empresa y consiste en determinar el volumen de ventas.
• Análisis de stock: Consiste en determinar la cantidad mínima, óptima y máxima de mercancías que deben estar en el almacén.
• Reposición del stock: El desarrollo de esta función debe indicar el momento en el que es preciso realizar las compras.