Documentos Esenciales en Operaciones de Compraventa y Pago

Documentos de Compraventa

Conjunto de documentos utilizados en las transacciones comerciales para formalizar y registrar las operaciones entre comprador y vendedor.

El Pedido

Definición

Es un documento en el que se detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en que se efectúa la compra.

Partes

1. Identificación de la empresa que efectúa el pedido.
2. Número del pedido, lugar y fecha en que se efectúa.
3. Identificación de la empresa a la que se le formula el pedido.
4. Condiciones del pedido (forma de envío, plazo de entrega, forma de pago, etc.).
5. Especificación de las mercancías (cantidad, descripción, precio unitario, importe total).
6. Firma de la persona autorizada que formula el pedido.
7. Identificación registral (si aplica).

El Albarán (o Nota de Entrega)

Definición

Es un documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente.

Copias del Albarán

• Una de ellas debe ser firmada por el cliente (con fecha y DNI/sello) y devuelta al proveedor para acreditar que se ha recibido la mercancía (el "conforme").
• La otra copia será archivada por la empresa compradora como justificante de la recepción.

Otras Copias (según organización interna)

• Una copia para su archivo en el almacén del vendedor para acreditar el envío.
• Otra copia para que el departamento de ventas pueda formalizar la factura correspondiente.

Elementos

1. Identificación de la empresa vendedora (nombre, dirección, NIF).
2. Identificación de la empresa compradora (nombre, dirección, NIF).
3. Características del envío (número de albarán, fecha de emisión, fecha de entrega, lugar de entrega, referencia del pedido).
4. Detalle del envío (cantidad, descripción de las mercancías).
5. Espacio para la firma, fecha y sello/DNI del cliente (receptor).
6. Observaciones relativas al envío (incidencias, estado de la mercancía, etc.).

La Factura

Definición

Es un documento mercantil que acredita legalmente la prestación de servicios o la compraventa de mercancías, detallando la operación y los impuestos correspondientes.

Requisitos Legales (Factura Completa)

1. Identificación completa de la empresa que efectúa la venta (emisor): nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
2. Identificación completa del comprador (destinatario): nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
3. Número de la factura y serie (correlativos y únicos).
4. Fecha y localidad de expedición.
5. Referencia del albarán o albaranes con los que se relaciona (si aplica).
6. Número de cliente (opcional, para gestión interna).
7. Descripción detallada y referencia de los artículos vendidos o servicios prestados (cantidad, denominación, precio unitario).
8. Descuentos aplicados (si los hubiera), indicados separadamente.
9. Base imponible (importe total antes de impuestos).
10. Tipo impositivo aplicable (ej. IVA, IGIC) y cuota tributaria resultante.
11. Importe total de la factura a pagar.
12. Fecha de operación si es distinta a la de expedición.
13. Información del Registro Mercantil (para sociedades).

Documentos de Pago

Instrumentos utilizados para liquidar las obligaciones económicas derivadas de las operaciones comerciales.

El Cheque

Definición

Es un documento mediante el cual una persona (librador) da una orden de pago a una entidad financiera (librado) para que abone una determinada cantidad de dinero, con cargo a su cuenta, a la persona designada (beneficiario) o a quien lo presente al cobro (al portador).

Elementos

1. Nombre y dirección de la entidad financiera que ha de pagar el cheque (librado).
2. Número de la cuenta corriente y código IBAN del titular.
3. Importe a pagar expresado en números.
4. Nombre de la persona o entidad beneficiaria (o la indicación "al portador").
5. Importe a pagar expresado en letras.
6. Lugar y fecha en que se ha emitido el cheque.
7. Serie y número del cheque (preimpresos).
8. Firma manuscrita del titular de la cuenta corriente (librador).

Tipos de Cheque

• Al portador: Puede ser cobrado por cualquier persona que lo presente en el banco. Es menos seguro en caso de pérdida o robo.
• Nominativo: Se escribe el nombre del beneficiario. Únicamente puede ser cobrado por este (o mediante endoso, si no se prohíbe expresamente).
• Barrado o cruzado: Tiene dos líneas paralelas diagonales en el anverso. Solo puede ser cobrado mediante ingreso en una cuenta bancaria, no en efectivo por ventanilla. Si entre las barras se indica el nombre de un banco específico ("cruzado especial"), solo puede ingresarse en ese banco.
• Conformado: El banco librado certifica (normalmente con un sello o diligencia) que los datos del cheque son correctos y que existen fondos suficientes en la cuenta del librador, bloqueando dicha cantidad durante un plazo legal establecido hasta su presentación al cobro. Ofrece garantía de fondos al beneficiario.

La Letra de Cambio

Definición

Es un título valor que contiene una orden incondicional dada por una persona (librador) a otra (librado) de pagar una suma determinada de dinero en una fecha específica a una tercera persona (tomador o tenedor) o a su orden.

Personas que intervienen

• Librador: Es la persona (acreedor) que emite la letra y da la orden de pago.
• Librado: Es la persona (deudor) a quien se dirige la orden de pago. Al firmar la letra ("aceptación"), se compromete a pagarla a su vencimiento, convirtiéndose en el aceptante u obligado principal.
• Tomador o Tenedor: Es la persona a quien (o a cuya orden) debe hacerse el pago en la fecha de vencimiento. Puede ser el propio librador o un tercero (por ejemplo, una entidad financiera que descuenta la letra).

Nota: Pueden intervenir otras figuras como el avalista (garante del pago) o el endosante (si la letra se transmite a terceros).

El Recibo

Definición

Es un documento que acredita que se ha recibido el pago de una cantidad de dinero por un concepto determinado. Sirve como justificante para quien realiza el pago.

Partes

1. Número de recibo (para control interno).
2. Nombre de la persona o empresa que ha efectuado el pago (pagador).
3. Lugar y fecha en que ha tenido lugar el pago (fecha de emisión).
4. Importe del pago expresado en letras.
5. Concepto o motivo por el que se entrega el recibo (ej. "pago factura nº X", "alquiler mes Y").
6. Importe del pago expresado en cifras.
7. Firma de la persona o sello de la empresa que recibe el pago (receptor).