Documentos Esenciales en el Proceso de Compraventa: Tipos y Mejores Prácticas

Cartas en la Compraventa

Las cartas de compraventa son aquellas que tienen lugar desde que se realiza el pedido hasta que se entrega la mercancía. Para que tengan validez de compromiso, es necesario que se realicen por escrito. En caso de que, por motivos de urgencia, se haga el pedido de forma personal o por teléfono, será conveniente que posteriormente se recoja por escrito, enviando dicha información ese mismo día.

Tipos de Cartas

Carta de Pedido

El pedido se formaliza en la misma carta, por lo cual es necesario que dicha carta recoja lo siguiente:

• Cantidad y clase de artículo.
• Características técnicas de calidad y distintivas (color, talla, referencia, etc.).
• Precio, importe total y forma de pago.
• Forma de envío y plazo de entrega.
• Dirección a la que ha de efectuarse el envío.

Cuando se trate de un proveedor habitual, y siempre que las condiciones asociadas a la compañía (envíos, pagos, etc.) no varíen, no será necesario repetirlas en cada uno de los pedidos. Bastará con escribir "como en cartas anteriores".

Pedido Anexo a la Carta

Todos los detalles sobre la mercancía solicitada y las condiciones de compra se detallan en un documento anexo (pedido u orden de pedido), y en la carta solo haremos mención a ese documento.

Con independencia del modelo utilizado, habrá que poner atención a lo que se escribe y dejar muy claro la mercancía solicitada, las condiciones de la compra y si se acuerda alguna penalización en caso de incumplimiento o retraso en la entrega.

Anuncio de Mercancía

Cuando el tiempo transcurrido entre la expedición de los artículos y la recepción por parte del comprador es muy corto, la compra se acredita con el albarán que acompaña a la mercancía. Este será firmado al recibir los géneros. Sin embargo, en aquellos casos en que transcurre mucho tiempo entre la petición de los artículos y la recepción de los mismos, conviene dejar constancia de que el envío se ha realizado, para lo cual se utilizará este tipo de carta.

Aceptación de Pedido

Una vez que se ha recibido un pedido, el vendedor lo efectuará lo antes posible. Algunas veces, el vendedor se reserva el derecho de aceptar las condiciones impuestas por el comprador, pero en otras ocasiones es el propio comprador el que solicita la aceptación de su pedido. El vendedor, en ambos casos, confirmará mediante carta su acuerdo con las condiciones planteadas antes de enviar los artículos.

Denegación de Pedidos

Esta situación tiene lugar cuando no es posible realizar el envío. El vendedor, a veces, no puede o no le interesa cumplir al pie de la letra con los pedidos que se solicitan. Las circunstancias que pueden dar lugar a tomar estas posturas son:

• No disponer en ese momento de los artículos solicitados.
• Los artículos pedidos han dejado de fabricarse.
• Algunas de las condiciones del pedido no son aceptables.
• El comprador tiene pagos pendientes y no es aconsejable enviarle nada hasta que cancele su deuda.

Cuando tenemos que dar una respuesta negativa al cliente, la redacción de la carta es delicada. Tendremos que actuar con mucho tacto para no perder a ese cliente o, aunque nos interese perderlo, no quedar mal por la información que puede dar a otros clientes nuestros.