Documentos Mercantiles Esenciales: Facturas, Albaranes, Cheques y Recibos

Documentos Mercantiles Esenciales

Este documento describe los principales documentos mercantiles utilizados en las transacciones comerciales, incluyendo albaranes, facturas, recibos y cheques. Se detallan sus funciones, características y requisitos legales.

Albarán

El albarán es un documento que acompaña a las mercancías y describe el contenido del envío. Acredita la entrega de la mercancía, sirviendo al cliente para comprobar que lo recibido coincide con el pedido y al vendedor como justificante de la entrega.

• Se expide por duplicado:
  • Una copia queda en el almacén del vendedor.
  • La otra para el departamento de facturación.
  • Las otras dos las recibe el cliente.
• La persona receptora debe comprobar que lo que figura en el albarán es lo que ha pedido y lo que realmente está recibiendo.
• Una vez comprobado, conserva una copia y devuelve la otra al vendedor.

Factura

La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compra-venta. Se emite después de comprobarse que el cliente ha manifestado su conformidad con el envío de la mercancía, o bien acompaña al envío. En suministros de bienes/servicios, es frecuente que se emita una factura mensual correspondiente a las compras del cliente en el último mes.

• Las empresas deben llevar un "libro de facturas emitidas" y un "libro de facturas recibidas".
• Si la operación está exenta de IVA, no es obligatoria la emisión de facturas, al igual que en algunos regímenes especiales de IVA.
• Es importante por su función principal (acreditación de compraventa) y por su implicación fiscal.
• La contabilidad y declaración de varios impuestos se basan en el contenido de las facturas, lo que implica que tanto comprador como vendedor deben conservar al menos una copia.

Datos que deben incluir las facturas y sus copias:

• Aparcamiento/estacionamiento de vehículos
• Alquiler de películas
• Servicio de tintorería/lavandería
• Utilización de autopistas de peaje

Datos que deben incluir las facturas simplificadas y sus copias:

• Número, y en su caso, serie, siendo la numeración correlativa.
• Fecha de expedición.
• NIF, nombre/apellidos, razón o denominación social completa del vendedor.
• Identificación del tipo de bienes entregados/servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado, y la expresión "IVA incluido" especificada por separado.
• La parte de la base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
• Contraprestación total.

Cuando el destinatario sea empresario/profesional, el expedidor de la factura simplificada deberá constar:

• NIF y domicilio del destinatario.
• Cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

Documentos de Cobro-Pago: Recibo

El recibo tiene la función de reconocer, por parte de quien lo extiende, haber recibido una cantidad de dinero de la otra parte. Se compone de dos partes (recibo/matriz); esta última queda unida al talonario y el recibo se entregará cubierto y firmado a la persona que haya efectuado el pago. Un recibo sin firmar o sello de la persona o entidad emisora carece de validez y no servirá como justificante del pago.

Cheque

El cheque es un documento mercantil por el cual un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.

Datos que deben figurar en un cheque:

• Denominación de cheque inserta en el propio documento.
• Nombre del que ha de pagar (librado), banco/entidad bancaria.
• Cantidad a pagar, expresada en € o moneda extranjera. Si la cantidad aparece en letras y números y ambas expresiones no coinciden, predomina la de letra. Si es por el contrario exigible la menor.
• Lugar de pago, consignado en el cheque.
• Lugar designado junto al nombre del librador.
• Fecha y lugar de emisión del cheque.
• Firma del librador o del que emite el cheque.

Si no se indica alguno de estos requisitos, se entenderá que no estamos ante un cheque válido, salvo que la omisión se refiera al lugar de pago, se entenderá como válido el que figure junto al librador (quien paga).

• El cheque es pagadero a la vista, se puede cobrar en cualquier fecha, con independencia de la que figure en el cheque.
• En caso de cheque postdatado, este es pagadero antes de la fecha que figura en él.
• Se emite sobre un documento impreso por la entidad financiera correspondiente y con cargo a una determinada cuenta bancaria.
• Para poder emitir un cheque es necesario que entre librador/banco se haya celebrado un contrato bancario por el que se le permita disponer de fondos de esta manera y que existan fondos depositados en la cuenta corriente.

Tipos de Cheques

• Cheque conformado: El banco garantiza la autenticidad de la firma del librador y la existencia de fondos en la cuantía indicada en el cheque. La cantidad extendida queda bloqueada en la cuenta corriente del librador por un tiempo limitado, hasta que el cheque se presente al cobro.
• Cruzado: Solo puede ser abonado mediante ingreso en la cuenta del beneficiario. Se formaliza cruzando dos barras paralelas en el anverso. La finalidad del cheque cruzado o para abonar en cuenta es evitar que, en caso de pérdida, un tercero pueda cobrarlo.
• Nominativos: Emitidos a una persona determinada, donde se identifica a la misma con nombre/apellidos.
• Al portador: No se designa persona alguna, por lo que cualquiera podrá proceder a su cobro. En cualquier caso, si la cantidad supera 3000€, se exigirá la identificación de la persona que cobra.
• Cheques de viaje: Emitidos por un banco/entidad de crédito, figurando como librado cualquier oficina de la misma entidad bancaria o de cualquier corresponsal suya. Suelen llevar estampadas cantidades fijas/invariables. Para que tenga validez, el comprador de los cheques ha de firmarlos dos veces, cuando los recibe y cuando los hace efectivos.

Plazos de Presentación de Cobro

• 15 días: cheques emitidos/pagados en España.
• 20 días: cheques emitidos en Europa y pagaderos en España.
• 60 días: cheques emitidos en el extranjero y pagaderos en España.

Estos plazos se computan en días hábiles a partir del día que consta en el cheque como fecha de emisión.