Documentos Públicos vs. Privados: Ventajas de la Fe Pública y el Registro Mercantil

Diferencia entre Documentos Públicos y Privados: Fuerza Probatoria

La principal diferencia entre los documentos públicos y privados, y la razón por la cual los primeros gozan de fuerza probatoria plena, radica en la intervención de fedatarios públicos (notarios, secretarios judiciales, registradores mercantiles, etc.). Estos profesionales no solo identifican a las partes que intervienen en el documento público, sino que también garantizan el cumplimiento de los acuerdos y la legalidad del acto.

Los documentos privados, por otro lado, solo tienen valor probatorio entre las partes que los suscriben. Para que un contrato privado tenga efectos frente a terceros, es necesario elevarlo a escritura pública e inscribirlo en el registro correspondiente, otorgándole así publicidad y protección.

Fedatarios Públicos: Ejemplos

A continuación, se indica si los siguientes profesionales son considerados fedatarios públicos:

• Administradores de una sociedad: No.
• Secretarios judiciales: Sí.
• Registradores mercantiles: Sí.
• Abogados del Estado: No necesariamente, aunque podrían serlo en determinadas circunstancias.

Ventajas de la Inscripción de Documentos en Registros Públicos

La inscripción de documentos en los registros públicos ofrece las siguientes ventajas:

• Garantía de seguridad, protección y custodia de la información.
• Legitimidad del contenido del documento.
• Publicidad del contenido principal: identificación de las partes intervinientes y las obligaciones asumidas por cada una.

Documentos Obligatorios para Empresas en el Registro Mercantil

Las empresas deben presentar los siguientes documentos en el Registro Mercantil:

• Depósito de cuentas anuales: Obligatorio para PYMES y otras empresas o sociedades.
• Legalización de libros contables.
• Informes de auditores externos (si se utilizan): Obligatorios para todas las Sociedades Anónimas (S.A.) y en Centros Integrados de Formación Profesional (CIFP).

Certificación Negativa de Denominación Social: Proceso de Solicitud

Antes de otorgar la escritura pública de constitución de una sociedad, es imprescindible solicitar la Certificación Negativa de Denominación Social al Registro Mercantil Central (ubicado en Madrid). Esta certificación acredita que no existe otra sociedad con el mismo nombre. Una vez emitida, la certificación tiene una validez de tres meses.

Inscripción de una Empresa en el Registro Mercantil: Modalidades

La inscripción de una empresa en el Registro Mercantil puede realizarse de dos maneras:

• En soporte papel.
• Por vía telemática.

Constitución de una Sociedad Limitada: Tramitación Ordinaria

Una Sociedad Limitada (SL) con un capital social inferior a 30.000€, en la que alguno de sus socios sea una persona jurídica, deberá seguir el procedimiento de tramitación ordinaria para su constitución.