Dominando Funcionalidades Avanzadas de Excel para la Gestión de Datos y Automatización

Gráficos en Excel

Personalización de Gráficos

Además de la representación gráfica y los encabezados de las tablas de valores, los gráficos permiten introducir otros elementos como el título del gráfico, líneas de división, etiquetas de datos, leyendas, títulos de ejes y estilos de diseño, que les otorgan un aspecto más profesional.

Modificación de Gráficos Existentes

Una vez insertado un gráfico en una hoja de cálculo, es posible realizar modificaciones que afectan al área de la tabla de datos representada, a su aspecto, leyendas, título o a cualquier otro elemento.

Gestión de Datos en Excel

Una lista de datos es una tabla que contiene información homogénea, estructurada en filas y columnas. Cada fila representa un registro o elemento de la lista, y cada columna un campo o dato de dicho registro.

En la pestaña Datos de Excel, se encuentran las principales utilidades para gestionar estas tablas.

Ordenación de Listas de Datos

Para ordenar una tabla de datos, es necesario posicionarse en cualquier celda de la tabla y activar cualquiera de los tres botones de ordenación ubicados en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos. Excel distingue automáticamente si los datos tienen encabezados o no. En caso de que esta identificación no sea correcta, es preciso indicárselo a Excel.

Filtros de Datos Simples

Filtrar datos consiste en mostrar en una tabla solamente los registros que cumplen una condición específica, ocultando (no eliminando) aquellos que no la cumplen. Excel proporciona la herramienta Filtro para realizar esta operación de forma sencilla y rápida. El botón Filtro se encuentra en la pestaña Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Filtros Avanzados y Lógica de Criterios

El uso de filtros avanzados permite crear nuevas tablas o simplemente filtrar la existente estableciendo condiciones más complejas. Se utilizan cuando los criterios a aplicar requieren funciones o fórmulas específicas.

Para aplicarlos, es preciso definir un rango de criterios que tenga como encabezado el nombre o nombres de las columnas por las que se va a filtrar y, a continuación, los criterios de búsqueda o filtros.

Al configurar los filtros avanzados, es importante tener en cuenta que si se incluyen varios criterios en una misma línea, esto equivale a la función lógica Y. Sin embargo, si se incorporan varios criterios en líneas diferentes, esto equivale a la función lógica O.

Tablas y Gráficos Dinámicos

Una tabla dinámica es una herramienta poderosa que resume y agrupa los datos de otra tabla o base de datos de mayor tamaño.

Su principal utilidad radica en el procesamiento y análisis de grandes volúmenes de datos. Es capaz de clasificar, resumir, ordenar, contar, totalizar y mostrar la media aritmética, así como otros valores estadísticos, de forma automática.

Uso de Subtotales para Agrupar Datos

Una herramienta muy útil, rápida y sencilla para analizar y agrupar datos en una tabla es la denominada Subtotales. No es una función que se inserte en una fórmula, sino que proporciona estadísticas por columnas de tablas, agrupando los datos y creando simultáneamente esquemas que se pueden expandir y contraer, mostrando el resumen o el detalle de esos datos.

Consolidación de Datos y Vínculos entre Libros

En ocasiones, los datos se encuentran dispuestos en varias hojas idénticas que siguen el mismo patrón, es decir, tienen la misma estructura y son del mismo tipo. Esto puede ocurrir al obtener información de diversas fuentes o por una decisión de organización. En estos casos, surge la necesidad de realizar cálculos o análisis con datos de varias o de todas las hojas de manera simultánea.

Referencias 3D en Fórmulas

Una referencia 3D en Excel hace referencia a la misma celda o rango en múltiples hojas de cálculo dentro de un mismo libro de trabajo. En lugar de referenciar solo una hoja, como se haría con una referencia 2D convencional o relativa, una referencia 3D permite acceder a datos en varias hojas al mismo tiempo.

Consolidación de Datos de Múltiples Orígenes

En una hoja de cálculo, podemos combinar o consolidar datos de otras hojas de cálculo (de forma similar a las referencias 3D) y también de hojas de otros libros externos. Esto permite obtener estadísticas combinando diferentes orígenes de datos.

Vínculos entre Libros de Excel

Vincular datos de hojas de cálculo con datos que se encuentran en otros libros de Excel, de forma que se pueda trabajar con varios libros (incluso si están cerrados o se encuentran en otras carpetas o unidades conectadas en red), es una práctica habitual en entornos empresariales.

Administrador de Escenarios para la Toma de Decisiones

El Administrador de escenarios es una herramienta fundamental para la toma de decisiones. Permite guardar en segundo plano los datos contenidos en determinadas celdas y los cálculos derivados de dichos datos. Por ejemplo, si tenemos un proyecto y queremos mostrar los resultados para previsiones optimistas, neutras y pesimistas, con esta función podemos activar la vista de uno u otro escenario de forma rápida.

Automatización con Macros en Excel

Una macro es una secuencia de instrucciones o comandos que se graban mediante clics del ratón o pulsaciones de teclas, y que luego pueden ser reproducidos siempre que se requiera para automatizar tareas repetitivas. Las macros son una herramienta poderosa para aumentar la productividad y reducir errores.

Este automatismo se crea para evitar la repetición de tareas, ya sean complejas o simples pero numerosas. Estas instrucciones se graban en un lenguaje de programación propio de Excel llamado VBA (Visual Basic for Applications). Después de crear una macro, se puede modificar para realizar cambios menores en su funcionamiento. La ejecución de una macro se puede asociar a una combinación de teclas (atajo de teclado), a un botón de Excel o personalizado, o a una ejecución manual.

Para crear una macro, existen dos opciones principales:

1. Desde la pestaña Vista > grupo Macros > Grabar macro.
2. Desde la pestaña Programador > grupo Código > Grabar macro. Desde esta pestaña también están disponibles los controles de formulario en el grupo Controles.

Para mostrar la pestaña Programador en la cinta de opciones, se debe configurar de la siguiente manera: ir a Archivo > Más > Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En el menú de navegación izquierdo, seleccionar Personalizar cinta de opciones y, en la columna de la derecha, marcar la casilla Programador y pulsar Aceptar.